Lainnya

Artinya, dalam penilaian arsip, JRA bukan satu-satunya alat yang digunakan dalam menentukan nasib akhir arsip. Objektivitas arsiparis dalam menilai suatu arsip juga menentukan terutama ketika dikaitkan dengan peristiwa sejarah. Untuk menghindari subjektivitas, penilaian sempit atau “selera pribadi” arsiparis dalam menilai arsip maka arsiparis perlu memperluas cakrawala pengetahuan yang dimilikinya. Caranya bisa dengan memahami tugas dan fungsi pencipta arsip, mempelajari peristiwa bersejarah atau diskusi dengan arsiparis lain.

Kedua, di banyak kasus ada arsip yang bernilai guna sekunder atau memiliki nilai guna keberlanjutan tetapi tidak memberkas. Misalnya, suatu produk hukum berupa Surat Keputusan Menteri terkadang hanya ada dalam bentuk arsip final-nya, sedangkan arsip naskah akademik, draf awal, dan lain-lain yang semestinya masuk di dalam berkas tersebut tidak diketahui keberadaannya. Umumnya pencipta arsip tidak mengetahui alasan mengapa hal itu terjadi.

Tentu saja arsip yang tidak memberkas akan menyebabkan informasinya tidak utuh. Dalam situasi seperti itu arsiparis dituntut untuk mengambil keputusan teknis apakah menyelamatkan arsip sebagaimana adanya atau membiarkannya disimpan kembali oleh pencipta arsip. Pilihan pertama biasanya lebih dipilih dibandingkan yang kedua mengingat penyelamatan arsip menjadi prioritas dari kegiatan akuisisi arsip statis sekaligus menghindari risiko hilangnya arsip tersebut. Barangkali itulah alasan mengapa di lembaga kearsipan terkadang suatu arsip hanya ada secara parsial atau tidak memberkas.

Terkait dengan masalah tersebut maka dibutuhkan perhatian yang lebih serius dan tindakan yang lebih terencana dalam melaksanakan pembinaan kearsipan khususnya kepada unit pengolah yang menciptakan arsip. Unit kearsipan di lingkungan pencipta arsip perlu memastikan agar pengelolaan arsip dinamis di setiap tahapan baik itu penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip sesuai dengan kaidah pengelolaan arsip dinamis yang baik dan benar. Unit kearsipan sebagai pembina kearsipan di lingkungan pencipta arsip memiliki peran sentral dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis termasuk menjamin memberkasnya arsip yang memiliki nilai guna keberlanjutan sehingga arsip tersebut adalah arsip yang autentik, utuh dan terpercaya ketika diserahkan kepada lembaga kearsipan.

Ketiga, adalah tantangan yang terkait dengan pengelolaan arsip elektronik. Sebenarnya ada banyak sekali isu terkait pengelolaan arsip elektronik mulai dari penciptaan, pemanfaatan, keamanan, autentisitas dan lain sebagainya. Sesuai dengan tema dari tulisan ini maka penulis hanya akan menyinggung beberapa isu terkait dengan akuisisi atau penyelamatan arsip elektronik yang memiliki nilai keberlanjutan.

Sepengetahuan penulis, sampai saat ini belum ada sistem elektronik yang digunakan secara otomatis untuk menilai apakah suatu arsip elektronik perlu disimpan selamanya sebagai arsip yang memiliki nilai keberlanjutan atau apakah suatu arsip elektronik tersebut dapat dimusnahkan karena tidak memiliki nilai guna bagi pencipta arsip atau masyarakat secara luas. Karena itu, penilaian arsip secara manual oleh arsiparis tetap dibutuhkan.