Tag Archives: audit internal arsip

AUDIT KEARSIPAN INTERNAL DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN LAMONGAN TELAH TUNTAS DILAKSANAKAN

Pelaksanaan pengawasan kearsipan dalam bentuk audit kearsipan internal yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan telah tuntas dilaksanakan. Kurang lebih selama 3 minggu telah dilaksanakan audit internal dilingkungan pemerintah kabupaten Lamongan. Audit internal dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah terhadap Unit Kearsipan yang berada dibawah naungan Sekretariat.

Dalam pelaksanaannya, audit internal dilakukan oleh Tim Pengawas Kearsipan dengan melibatkan Auditor dari Inspektorat, BKD, BAPPENDA, ORTALA yang telah mendapat pelatihan atau Bimbingan Teknis Pengawasan sebelum terjun kelokasi.  Dalam hal ini, sekitar 68 instansi yang berada di pemerintah kabupaten lamongan mulai dari OPD, BUMD, Kecamatan telah diaudit. Hal ini adalah awal dari harapan Kepala Dinas Kearsipan Daerah untuk memenuhi rekomendasi hasil audit eksternal yang mampu mengubah nilai LKD menjadi lebih baik lagi.

Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Sedangkan audit kearsipan merupakan proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektifitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan.

              Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan selalu berpesan kepada jajaran karyawan di Dinas Kearsipan Daerah bahwa Kearsipan merupakan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap instansi, dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pembangunan, pembuatan laporan, dan pengambilan keputusan. Sedemikian pentingnya arsip bagi penunjang kegiatan, sehingga setiap instansi mempunyai cara penanganan dan cara penyimpanan arsip yang berbeda, baik digunakan dalam keperluan internal sebagai alat analisa maupun pengambilan keputusan.

Pelaksanaan audit kearsipan internal ini menggunakan instrument yang disusun oleh Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI). Dengan menggunakan aplikasi pelaporan yang juga telah ditetapkan, hasil audit disusun dalam Laporan Audit Internal (LAKI). Audit Pengawasan Kearsipan dilakukan berdasar Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip ketersediaan, arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan terlindunginya asset Negara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Selain itu Audit internal ini juga untuk menindaklanjuti Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan dan Peraturan gubernur Jawa Timur No 91 tahun 2015 tentang pedoman pengawasan Kearsipan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur.

Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah menyelengggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang – undangan perlu dilakukan pengawasan kearsipan.

Dengan selesainya audit internal ini, Tim Pengawas akan segera menyusun Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS)  dan LAKI yang akan diserahkan kepada instansi yang telah mendapatkan audit  sebagai rekomendasi untuk melakukan penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik lagi sesuai dengan peraturan perundang –undangan yang berlaku. Pengumuman hasil Audit akan melibatkan jajaran Kepala OPD agar sasaran ini lebih tepat untuk disampaikan. ( Yayuk )

Audit internal kearsipan sudah mulai, ayo tertib arsip

Alhamdulillah Audit kearsipan internal Kabupaten Lamongan telah dimulai, Tgl 26 juni s/d 11 Juli. Tim auditor akan dan telah sedang melihat kondisi pengelolaan kearsipan di masing masing Organisasi Perangkat Daerah.

Pada audit yang pertama ini Tim auditor kearsipan Kabupaten Lamongan akan menitik beratkan pada terbentuknya unit kearsipan sebagai jantung pengelolaan arsip dinamis.

Selain itu audit ini juga sebagai saran untuk melihat pelaksanaan Peraturan Bupati Nomor 13 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan. Bravo Arsip

Rapat Tim audit kearsipan Persiapan Pengawasan Internal

Pada hari Rabu 19 Juni 2019, Dinas  Kearsipan Daerah Lamongan melalui Bidang Pengawasan telah melakukan  Rapat Persiapan Tim Pengawasan Internal  Organisasi Perangkat Daerah dan BUMD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan. Acara dibuka oleh Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan di Ruang Rapat Dinas. Acara ini bertujuan untuk mempersiapkan Sumber Daya  Manusia          ( SDM) yang memiliki kemampuan untuk melaksanakan tugas Tim Pengawas Kearsipan Internal.

Selanjutnya acara diserahkan kepada Kepala Seksi Pengawasan OPD selaku pimpinan yang bertanggungjawab dalam kegiatan pengawasan kearsipan internal menyampaikan bahwa dengan adanya rapat persiapan tim pengawas kearsipan, diharapkan audit kearsipan dapat segera terlaksana secara baik dan lancar. Selain itu jumlah sasaran audit sebanyak 68 Instansi yang terdiri dari OPD dan BUMD yang akan dilaksanakan mulai dari tanggal 26 Juni 2019 sampai dengan selesai.

Peserta rapat persiapan pengawasan internal terdiri Tim yang telah mendapatkan SK dari Bupati Lamongan. Bupati berharap dengan adanya audit kearsipan instansi dapat tertib dan sadar arsip

Persiapan Audit Internal Kearsipan Di Lamongan

Sebanyak 73 Sekretaris Dinas di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintah Kabupaten Lamongan mendapat pemahaman perihal audit kearsipan ini melalui kegiatan  Sosialisasi Peningkatan Audit dan lomba tertib arsip OPD di Kabupaten Lamongan.

Kegiatan di Hotel El Resas lamongan Rabu, 6/3/2019 ini dipandu langsung oleh  Auditor Arsip dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Provinsi Jatim, Diyah Kuswardani dan Aizati Fitriyah.

Sebagaimana yang disampaikan oleh Kepala Dinas Kearsipan Lamongan, Gunadi, dalam sambutannya,  “ Ada dua tipe audit kearsipan yang pertama adalah Audit Eksternal yang dilakukan oleh Tim  Auditor Provinsi Jawa Timur terhadap Lembaga  Kearsipan Daerah  Kabupaten dan Audit Internal yang dilakukan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten kepada OPD binaanya.”

Sementara itu dalam materi yang disampaikan, Diah, lebih menekankan pada materi item yang menjadi penilaian dalam audit kearsipan. “Pengelolaan arsip dinamis, keberadaan sumber daya manusia (arsiparis), dan kelengkapan sarana dan prasarana adalah tiga unsur yang menjadi target penilaian,” paparnya.

“Ketiga unsur penilaian tadi tertuang dalam  formulir penilaian yang dibuat oleh Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI),” tambah Aizati Fitriyah yang hari itu menjelaskan teknis pengisian formulir yang dibuat ANRI tersebut.

Saat jeda acara peserta banyak mengeluhkan mengenai kurangnya sarana pra sarana pengelolaan arsip terutama yang berkaitan dengan ruang arsip. Selain itu keberadaan arsiparis juga masih minim. Salah satu peserta dari Dinas Sosial, Bambang Irawan, mengajukan usul agar diadakan pendampingan lebih sering dari Dinas Kearsipan Daerah Lamongan agar OPD lebih siap saat audit nanti berjalan.

“Kebutuhan untuk pendampingan kearsipan akan kita laksanakan bulan April sambil melakukan pembenahan sarana dan prasarana yang ada ditunggu saja,” jawab Kepala Bidang Pembinaan yang hari itu menjadi moderator acara.

Semoga dengan pemahaman dan kesiapan menghadapai audit kearsipan, kinerja pengelolaan kearsipan di Kabupaten  Lamongan makin terdepan. Ayo Sadar dan Tertib Arsip!

Tim Pengawas Internal Kearsipan Lamongan Mendapat Bimtek Pengawasan dari Tim Eksternal Jatim

Di Gedung Koperasi Budi Luhur Jl Sunan Kalijogo Lamongan Tim Pengawas Internal Kearsipan Kabupaten Lamongan mendapat Bimteks pengawasan dari Tim Pengawas eksternal. Kegiatan ini untuk memberikan pemahaman teknis pengawasan sebelu tim pengawas terjun langsung ke Lapangan.

Pengawasan internal adalah pengawasan atau audit kearsipan yang dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) terhadap pencipta arsip di lingkungannya. Kegiatan pengawasan atau audit ini untuk melihat sejauh mana kegiatan pengelolaan kearsipan di lembaga pemerintah apa sudah dilaksanakan sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

Di buka oleh Asisten I Tata Pemerintahan, Heruwidi, bimtek pengawasan 24/11/18 ini disambut antusias oleh tim pengawas internal. Menghadirkan dua narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Provinsi Jawa Timur, Wahyu dan Bayu kegiatan berlangsung interaktif dan hidup.

Bahkan menurut bapak Asisten, organisasi yang tidak mengurus arsipnya dengan tertib adalah organisasi Ndeso. Nah ben ora Ndeso ayo tertib arsip.