Mengingat kesadaran untuk menjaga kebersihan diri masyarakat di tengah wabah Korona masih belum maksimal, Dinas Kearsipan Daerah Lamongan (Dinarsda) melakukan aksi bagi-bagi masker ke pada setiap pengguna jalan yang belum memakai masker.
Aksi yang dilakukan di depan Gedung Dinas Kearsipan Lamongan tepatnya di Jalan Basuki Rahmad Lamongan pagi ini berharap bisa meningkatkan kesadaran masyarakat untuk bermasker agar wabah Korona tidak makin menyebar.
Masker ini adalah untuk melindungi si pemakai dari udara yang tidak bersih juga melindungi orang lain dari paparan bakteri dari bersin atau batuk yang ia lakukan. Penggunaan masker ini merupakan wujud kewaspadaan masyarakat karena virus tak bisa dideteksi secara kasat mata.
Untuk menanggulangi penyebaran virus korona yang makin marak, Dinas Kearsipan Lamongan mulai menerapkan beberapa tindakan pengamanan berupa pencegahan serta memutus mata rantai virus yang mungkin ada di lingkungan kantornya.
Salah satunya adalah pemasangan bilik sterilisasi bagi tiap tamu yang datang ke Dinarsda Lamongan. Selain itu, pada setiap harinya budaya hidup bersih pun mulai biasa dilakukan dengan seringkali melakukan cuci tangan setiap datang dari dinas luar.
Penyemprotan pun telah dilakukan terhadap benda-benda yang berada di lingkungan kantor Dinarsda. Dan yang tak kalah pentingnya adalah kebiasaan berjemur atau dhedhe setiap pagi oleh seluruh staf adalah salah satu ikhtiar yang dil;akukan oleh Dinarsda untuk turut serta menahan laju penyebaran virus Korona ini.
Para arsiparis Dinarsda mulai melakukan tindakan perawatan arsip-arsip yang sudah tua dan beresiko mengalami kerapuhan dengan cara enkapsulasi. Dimulai hari ini dan seterusnya Zeti, Yayuk, Nadya dan Fajar akan bahu-membahu menjaga warisan budaya Lamongan ini.
Arsip -arsip ini akan dilakukan perawatan yang bisa menghindarkannya dari kontak langsung dengan tangan dengan cara enkapsulasi. Selain itu proses ini juga akan melindungi arsip tersebut dari ancaman biota maupun suhu lingkungan yang tidak stabil.
Ada puluhan atau bahkan ratusan lembar dokumen tua di depo arsip dinarsda yang memerlukan tindakan pengamanan fisiknya agar informasi yang terkandung di dalamnya bisa lestari dan bisa digunakan untuk kepentingan penelitian.
Bulan Maret tahun ini adalah bulan terakhir masa kerja Sekretaris Dinas Kearsipan Daerah, Didik Riyanto. Bulan depan Bapak Sekdin sudah resmi memasuki masa pensiunnya. Dan pagi ini 27/3/20 di hadapan Kepala Dinas Kearsipan dan seluruh staf di ruang Rembug Praja beliau berpamitan dan mohon didoakan agar tetap sehat dan bisa terus menjalin silaturrahim meski sudah tidak lagi menjabat di Dinarsda.
Disaksikan seluruh jajaran eselon dua, tiga, dan empat serta semua staf acara berlangsung gayeng. Tak lupa sebagai wujud terima kasih selama mengawal administrasi tata laksana keskretariatan di Dinarssa, juga diadakan pemberian tali asih pada Pak Didik.
Semoga ini bukan akhir dari kiprah beliau di pemerintahan karena masih banyak kesempatan untuk berkiprah bagi negara di lain bidang. Selamat jalan Pak Sekdin semoga sukses selalu dan kami segenap karyawan Dinarsda mengucapkan terima kasih.
Dinas Kearsipan Daerah melakukan pemetaan khasanah arsip statis yang dimilikinya pada bulan januari 2020. Ditemukan beberapa dokumen tua yang bercerita tentang jenis-jenis tembakau dan pabrik pengolahan tembakau di Kabupaten Lamongan.
Salah satu arsip dalam berkas tembakau ini ada yang berbahasa belanda dan bertahun 1938. Karena kondisi dokumen yang sudah rapuh, untuk menghindari dari kerusakan perlu dilakukan perlindungan dan perawatan.
Salah satu metode dan teknik perawatan arsip rapuh tersebut adalah dengan enkapsulasi.
Enkapsulasi memang terlihat mirip dengan laminating namun, secara sederhana enkapsulasi dapat diartikan proses pelestarian dokumen atau arsip dengan menggunakan dua plastik polyester transparan (mengapit dokumen) yang direkatkan dengan double tape agar plastik tersebut menempel namun tidak di sekelling dokumen. Dokumen perlu bersih, kering dan bebas asam. Dokumen yang dienkapsulasi diberikan sedikit celah di bagian sudut dan dipotong sedikit agar menjadi jalur keluar masuk udara, sehingga double tape tidak direkatkan pada bagian-bagian tersebut. Dengan cara ini, kita dapat mengambil kembali dokumen aslinya suatu saat hanya dengan memotong plastik pelindung dokumen.
Sistim Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Dinas Kearsipan Daerah Lamongan kembali masuk dalam sepuluh besar.
Penyerahan penghargaan ini dilakukan langsung oleh Bupati Lamongan Hari Rabu, 22/1/20 kemarin di ruang pertemuan Gadjah Mada Lantai tujuh gedung pemda yang baru.
Kegiatan ini merupakan rangkaian acara dalam rangka Pencanangan Zona integritas, penandatanganan Pakta integritas, dan Perjanjian Kinerja Tahun 2020 serta Penyerahan penghargaan AKIP perangkat daerah tahun 2019.
Semoga ini bisa menjadi tradisi untuk meningkatkan kinerja lembaga kearsipan agar lebih baik lagi demi memajukan kearsipan Lamongan. Bravo Arsip
Memasuki tahun 2020 Dinas Kearsipan Lamongan langsung tancap gas untuk merekonstruksi arsip statis yang ada di Depo Arsip Dinarsda.
Kegiatan ini dalam rangka pemetaan untuk kegiatan alih media yang akan dimasukkan dalam sistim informasi kearsipan statis (SIKS). Dengan dikelola dalam suatu sistim diharapkan kontrol terhadap informasi arsip bisa lebih terjamin.
Selain itu, kegiatan alih media ini juga nantinya untuk mendukung konten Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) sehingga arsip statis yang ada di Lamongan bisa diakses secara nasional.
Selamat Tahun Baru 2020 dan Bravo Arsip. Maju terus kearsipan Lamongan.
Pada
tanggal 10 – 12 Desember 2019 Bidang Pembinaan Kearsipan Dinas Kearsipan Daerah
Kabupaten Lamongan melakukan sosialisasi kearsipan di Kecamatan Lamongan yaitu
di Desa Karanglangit, Desa Pangkatrejo,
Kelurahan Sukomulyo, Desa
Tanjung, Desa
Made, Kelurahan Sidomulyo, Desa
Sumberejo dan Desa
Kebet. Dalam kegiatan tersebut dibuka oleh Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan
Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan, yaitu Bapak. BAKRI , S.E, M.M.,
dalam sambutannya beliau menjelaskan tentang pentingnya pengelolaan arsip serta
sanksi-sanki apa saja yang didapat apabila dengan sengaja merusak,
menghilangkan dan menyebarluaskan isi informasi arsip yang seharusnya arsip
tersebut bersiat tertutup.
Kegiatan
ini dilakukan untuk memberikan sosialisasi pengelolaan kearsipan serta
mensosialisasikan beberapa regulasi tentang
perundang-undangan kearsipan. Kegiatan sosialisasi kearsipan ini mulai dari
pemilahan, pendeskripsian sampai dengan penyimpanan arsip.
Peserta
sosialisasi kearsipan yang berasal dari perangkat desa/kelurahan setempat
terlihat sangat antusias, banyak pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan terkait
dengan proses pengelolaan arsip yang benar. Tidak hanya bertanya tentang
pengelolaan arsip, para perangkat desa/kelurahan setempat pun meminta saran
tentang ruang unit kearsipan serta sarana prasarana apa saja yang dibutuhkan
dalam kegiatan pengelolaan kearsipan.
Dengan
diadakannya sosialisasi kearsipan diharapkan arsip-arsip yang ada di
desa/kelurahan dapat diolah dengan baik dan benar sesuai kaidah kearsipan,
serta pengelolaan arsip dapat diterapkan dalam kegiatan administrasi
sehari-hari dan tidak berhenti tanpa ada tindak lanjutnya. Karena apabila arsip
di kelola dengan baik dan benar maka dalam proses penemuan arsipnya akan lebih
cepat dan efisien.
Pemanfaatan Sistim Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang berbasis cloud computing tak bisa dilepaskan adari keberadaan server sebagai penyedia client pengguna.
Dinarsda bekerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Infomasi Kabupaten Lamongan, sebagai pengelola server pemerintah kabupaten telah melakukan serah terima aplikasi SIKD pada akhir Oktober tahun ini.
Aplikasi ini selanjutnya akan ditanam oleh Diskominfo Lamongan agar bisa diakses oleh seluruh OPD di lamongan untuk mendukung e-office.
Dalam kegiatan ini juga dilakukan pelatihan pada operator pengelola persuratan Diskominfo agar SIKD segra bisa di eksekusi. untuk tahun ini ada tiga OPD, yaitu Dinarsda, Diskominfo, dan Setda Kabupaten sebagi pilot project pengelolaan arsip dinamis secara elektronik.
Memasuki era internet 4.0 Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan mulai menyiapkan sarana dan prasarana pendukungnya. Era kemajuan teknologi informasi dan komunikasi tak bisa lagi dihindari termasuk juga bidang pengelolaan kearsipan pun harus bisa mengikuti perkembangan tersebut agar tidak ketinggalan zaman.
Mengusung semangat dalam melaksanakan penyelenggaraan kearsipan yang kredibel serta untuk mewujudkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, pada tanggal 23 Oktober 2019 Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang diwakili oleh Sutiasni, S.Ap, M.Hum menyerahkan aplikasi SIKD kepada Pemerintah Kabupaten Lamongan yang dalam hal ini diwakili oleh Dinas Kearsipan Daerah selaku lembaga kearsipan daerah kabupaten.
Sebelum aplikasi diserahkan, dilaksanakan penandatanganan Memorandum of Understanding (Mou) kerjasama antara ANRI dengan Pemerintah Kabupaten Lamongan terkait telah diserahkannya aplikasi SIKD dan pengembangannya kedepan. Penyerahan aplikasi tersebut dihadiri oleh perwakilan dari Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lamongan, petugas pengelola arsip di Sekretariat Daerah Kanupaten Lamongan, dan arsiparis serta petugas pengelola arsip di Dinas Kearsipan Daerah. Setelah penyerahan aplikasi selesai diselenggarakan bimtek secara langsung oleh ANRI.
Prosesi penyerahan aplikasi SIKD usai, kemudian secara langsung Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam hal ini diwakili oleh Hafid Furqoni selaku arsiparis ANRI yang ditugaskan untuk melatih dan mendampingi peserta bimtek agar bisa mengoperasikan SIKD.
Bimtek dihadiri oleh petugas pengelola arsip dari seluruh bagian di Sekretariat Daerah Kebupaten Lamongan, staf Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lamongan selaku pengakomodir server di Kabupaten Lamongan, dan seluruh staf Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan. (Fajar)
