Pemanfaatan Sistim Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang berbasis cloud computing tak bisa dilepaskan adari keberadaan server sebagai penyedia client pengguna.
Dinarsda bekerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Infomasi Kabupaten Lamongan, sebagai pengelola server pemerintah kabupaten telah melakukan serah terima aplikasi SIKD pada akhir Oktober tahun ini.
Aplikasi ini selanjutnya akan ditanam oleh Diskominfo Lamongan agar bisa diakses oleh seluruh OPD di lamongan untuk mendukung e-office.
Dalam kegiatan ini juga dilakukan pelatihan pada operator pengelola persuratan Diskominfo agar SIKD segra bisa di eksekusi. untuk tahun ini ada tiga OPD, yaitu Dinarsda, Diskominfo, dan Setda Kabupaten sebagi pilot project pengelolaan arsip dinamis secara elektronik.
Memasuki era internet 4.0 Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan mulai menyiapkan sarana dan prasarana pendukungnya. Era kemajuan teknologi informasi dan komunikasi tak bisa lagi dihindari termasuk juga bidang pengelolaan kearsipan pun harus bisa mengikuti perkembangan tersebut agar tidak ketinggalan zaman.
Mengusung semangat dalam melaksanakan penyelenggaraan kearsipan yang kredibel serta untuk mewujudkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, pada tanggal 23 Oktober 2019 Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang diwakili oleh Sutiasni, S.Ap, M.Hum menyerahkan aplikasi SIKD kepada Pemerintah Kabupaten Lamongan yang dalam hal ini diwakili oleh Dinas Kearsipan Daerah selaku lembaga kearsipan daerah kabupaten.
Sebelum aplikasi diserahkan, dilaksanakan penandatanganan Memorandum of Understanding (Mou) kerjasama antara ANRI dengan Pemerintah Kabupaten Lamongan terkait telah diserahkannya aplikasi SIKD dan pengembangannya kedepan. Penyerahan aplikasi tersebut dihadiri oleh perwakilan dari Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lamongan, petugas pengelola arsip di Sekretariat Daerah Kanupaten Lamongan, dan arsiparis serta petugas pengelola arsip di Dinas Kearsipan Daerah. Setelah penyerahan aplikasi selesai diselenggarakan bimtek secara langsung oleh ANRI.
Prosesi penyerahan aplikasi SIKD usai, kemudian secara langsung Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam hal ini diwakili oleh Hafid Furqoni selaku arsiparis ANRI yang ditugaskan untuk melatih dan mendampingi peserta bimtek agar bisa mengoperasikan SIKD.
Bimtek dihadiri oleh petugas pengelola arsip dari seluruh bagian di Sekretariat Daerah Kebupaten Lamongan, staf Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lamongan selaku pengakomodir server di Kabupaten Lamongan, dan seluruh staf Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan. (Fajar)
Tanggal 2 September 2019, Pemerintah
Kabupaten Lamongan melalui Dinas Kearsipan Daerah menggelar Awarding Audit
Kearsipan Internal yang bertempat di Pendopo Lokatantra Kabupaten Lamongan yang
dihadiri oleh Kapala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Ir.
H. Abdul Hamid, Bupati Lamongan H. Fadeli S.H, M.M, Wakil Bupati Dra.Hj.
Kartika Hidayati, M.M, M.HP, Sekretaris Daerah Kabupaten Lamongan Dr. Yuhronur
Effendi, MBA dan Kepala Dinas Kearsipan
Daerah Drs. Gunadi S.Sos, M.Si beserta Kepala OPD, BUMD, RSUD dan Camat se- Kabupaten
Lamongan.
Sebelumnya tanggal 26 Juni – 16 Juli 2019 telah dilaksanakan Audit Kearsipan Internal pada seluruh Organisasi Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah, RSUD dan Kantor Camat di Kabupaten Lamongan.
Diadakannya
audit kearsipan ini diharapkan ke depannya dapat mewujudkan pengeloaan arsip
yang tertib, rapi dan andal guna meningkatkan kualitas pelayanan publik. Audit
kearsipan internal bertujuan untuk menindaklanjuti Peraturan Bupati Lamongan Nomor
13 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah
di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan yang nantinya masuk penilaian
Kementrian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dalam penyelenggaraan
Pengawasan Kearsipan.
H. Fadeli S.H, M.M selaku Bupati
Lamongan dalam sambutannya berharap agar seluruh jajaran Kepala OPD saling
bersinergi bahu-membahu untuk memberikan perhatian terhadap penyelengaraan
kearsipan, sebab arsip merupakan suatu bukti autentik berjalannya kegiatan
suatu organisasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan khususnya.
Dalam
kesempatan itu, juga diserahkan penghargaan kepada OPD dan kecamatan dengan
predikat CUKUP, dan BURUK namun nilainya yang tertinggi diantara OPD dan
kecamatan yang lain diantaranya adalah Badan Kepegawaian Daerah, Inspektorat,
Badan Pengelolaan Keuangan Aset Daerah, Kecamatan Modo, Kecamatan Kembangbahu,
dan Kecamatan Laren.
Dengan adanya Audit Kearsipan Internal
ini, Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan
diharapkan menjadi yang terbaik serta yang terpenting adalah dapat menjaga dan
merawat keutuhan arsip demi menjaga memori kolektif bangsa secara umum dan
daerah secara khusus.
Pelaksanaan
pengawasan kearsipan dalam bentuk audit kearsipan internal yang dilaksanakan
oleh Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan telah tuntas dilaksanakan.
Kurang lebih selama 3 minggu telah dilaksanakan audit internal dilingkungan
pemerintah kabupaten Lamongan. Audit internal dilakukan oleh Lembaga Kearsipan
Daerah terhadap Unit Kearsipan yang berada dibawah naungan Sekretariat.
Dalam
pelaksanaannya, audit internal dilakukan oleh Tim Pengawas Kearsipan dengan
melibatkan Auditor dari Inspektorat, BKD, BAPPENDA, ORTALA yang telah mendapat
pelatihan atau Bimbingan Teknis Pengawasan sebelum terjun kelokasi. Dalam hal ini, sekitar
68 instansi yang berada di pemerintah kabupaten lamongan mulai dari OPD, BUMD,
Kecamatan telah diaudit. Hal ini adalah awal dari harapan Kepala Dinas Kearsipan
Daerah untuk memenuhi rekomendasi hasil audit eksternal yang mampu mengubah
nilai LKD menjadi lebih baik lagi.
Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan
dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan
penyelenggaraan kearsipan. Sedangkan audit kearsipan merupakan proses
identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara
independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk
menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektifitas, efisiensi, dan
keandalan penyelenggaraan kearsipan.
Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan selalu berpesan kepada jajaran karyawan
di Dinas Kearsipan Daerah bahwa Kearsipan merupakan sumber informasi dan
sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap instansi, dalam
rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pembangunan, pembuatan laporan, dan
pengambilan keputusan. Sedemikian pentingnya arsip bagi penunjang kegiatan,
sehingga setiap instansi mempunyai cara penanganan dan cara penyimpanan arsip
yang berbeda, baik digunakan dalam keperluan internal sebagai alat analisa
maupun pengambilan keputusan.
Pelaksanaan audit kearsipan internal ini
menggunakan instrument yang disusun oleh Arsip Nasional republik Indonesia
(ANRI). Dengan menggunakan aplikasi pelaporan yang juga telah ditetapkan, hasil
audit disusun dalam Laporan Audit Internal (LAKI). Audit Pengawasan Kearsipan
dilakukan berdasar Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya
arsip ketersediaan, arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan
arsip yang andal dan terlindunginya asset Negara serta meningkatkan kualitas
pelayanan publik.
Selain itu Audit internal ini juga untuk
menindaklanjuti Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman
Pengawasan Kearsipan dan Peraturan gubernur Jawa Timur No 91 tahun 2015 tentang
pedoman pengawasan Kearsipan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka
diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan
standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah
menyelengggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang – undangan perlu
dilakukan pengawasan kearsipan.
Dengan
selesainya audit internal ini, Tim Pengawas akan segera menyusun Risalah Hasil
Audit Sementara (RHAS) dan LAKI yang
akan diserahkan kepada instansi yang telah mendapatkan audit sebagai rekomendasi untuk melakukan
penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik lagi sesuai dengan peraturan
perundang –undangan yang berlaku. Pengumuman hasil Audit akan melibatkan jajaran
Kepala OPD agar sasaran ini lebih tepat untuk disampaikan. ( Yayuk )
Kabupaten Lamongan terlihat sangat antusias
menyambut Pekan Olahraga Provinsi VI Jawa Timur 2019. Porprov VI 2019 kali ini diikuti oleh 28
Kabupaten/ Kota di Jawa Timur dengan peserta sebanyak 10 ribu lebih. Ajang Porprov
VI Jatim 2019 kali ini akan belangsung mulai 6-13 Juli di gelar di empat kabupaten di Jawa Timur
yaitu: Bojonegoro, Tuban, Lamongan dan Gresik. Seluruh peserta akan
memperebutkan 525 medali dengan sekitar 40 cabang olahraga.
Sebelum dimulainya gelaran Porprov VI Jawa Timur,
serangkaian acara diadakan oleh kabupaten-kabupaten tuan rumah, salah satunya
adalah kirab obor Porprov. Tepatnya di Desa Lohgung, Kecamatan Brondong,
Kabupaten Lamongan 03 Juli 2019 Masyarakat sekitar sambut api obor Porprov.
Di pagi menjelang siang dengan panas yang terik tak menyurutkan niat masyarakat sambut obor tersebut. Api porprov diserahkan dari Tuban kepada Lamongan yang diterima oleh Sekretaris Daerah Kabupaten Lamongan, Yuhronur Efendi. Saat penerimaan api porprov diiringi oleh tepuk tangan yang begitu meriah dari masyarakat Lamongan sembari meneriakkan “ LAMONGANNNN JUARAAAA!! LAMONGAN JUARAAA!!!! LAMONGAN JUARAAAAA!! (Fajar Sulistyo)
Alhamdulillah Audit kearsipan internal Kabupaten Lamongan telah dimulai, Tgl 26 juni s/d 11 Juli. Tim auditor akan dan telah sedang melihat kondisi pengelolaan kearsipan di masing masing Organisasi Perangkat Daerah.
Pada audit yang pertama ini Tim auditor kearsipan Kabupaten Lamongan akan menitik beratkan pada terbentuknya unit kearsipan sebagai jantung pengelolaan arsip dinamis.
Selain itu audit ini juga sebagai saran untuk melihat pelaksanaan Peraturan Bupati Nomor 13 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan. Bravo Arsip
Pembinaan/bimbingan kearsipan di desa Kendal dan Manyar Kecamatan Sekaran Lamongan pada hari selasa tanggal 25 juni 2019. Kegiatan ini diadakan untuk memberikan pembinaan/bimbingan serta pengetahuan tentang pentingnya pengelolaan arsip dan keberadaan unit kearsipan untuk keberhasilan penyelenggaraan kearsipan desa.
Sambutan serta antusiasme dari perangkat desa yang dikunjungi terlihat dari banyaknya pertanyaan dari perangkat desa tentang proses pengelolaan arsip yang baik dan benar, serta bagaimana proses temu balik arsip dan proses pembentukan unit kearsipan.
Dengan
diadakannya Pembinaan/Bimbingan Kearsipan Desa diharapkan pengelolaan arsip
desa dapat sesuai dengan kaidah kearsipan yang baik dan benar dan penemuan
kembali arsip menjadi lebih cepat dan efisien.
Dua desa di Kecamatan Pucuk yang masuk dalam program Desa Ku Pintar yaitu Desa Babatkumpul dan Desa Bugoharjo mendapat pembinaan tata kelola kearsipan pada hari senin tanggal 24 Juni 2019. Kegiatan ini diadakan untuk memberikan pembinaan tentang tata kelola kearsipan yang baik dan benar menurut kaidah kearsipan, serta memberikan pembinaan tentang pembentukan unit kearsipan.
Antusiasme terlihat dari pertanyaan yang ditanyakan oleh para perangkat desa yang mengikuti pembinaan kearsipan, sebagian besar para perangkat desa bertanya tentang proses pengelolaan arsip dan proses pembentukan unit kearsipan.
Dengan
adanya pembinaan kearsipan desa diharapkan pengelolaan arsip desa dapat sesuai
dengan tata kelola kearsipan menurut undang-undang dan peraturan pemerintah
tentang kearsipan.
Pada hari Rabu 19 Juni 2019, Dinas Kearsipan Daerah Lamongan melalui Bidang
Pengawasan telah melakukan Rapat Persiapan
Tim Pengawasan Internal Organisasi
Perangkat Daerah dan BUMD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan. Acara
dibuka oleh Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan di Ruang Rapat Dinas. Acara
ini bertujuan untuk mempersiapkan Sumber Daya
Manusia ( SDM) yang
memiliki kemampuan untuk melaksanakan tugas Tim Pengawas Kearsipan Internal.
Selanjutnya acara diserahkan kepada Kepala Seksi Pengawasan OPD selaku pimpinan yang bertanggungjawab dalam kegiatan pengawasan kearsipan internal menyampaikan bahwa dengan adanya rapat persiapan tim pengawas kearsipan, diharapkan audit kearsipan dapat segera terlaksana secara baik dan lancar. Selain itu jumlah sasaran audit sebanyak 68 Instansi yang terdiri dari OPD dan BUMD yang akan dilaksanakan mulai dari tanggal 26 Juni 2019 sampai dengan selesai.
Peserta rapat persiapan pengawasan internal terdiri Tim yang telah mendapatkan SK dari Bupati Lamongan. Bupati berharap dengan adanya audit kearsipan instansi dapat tertib dan sadar arsip
Sebagai salah satu kegiatan promosi/sosialisasi
kearsipan dan pengenalan sejarah
Kabupaten Lamongan pada masyarakat, Wisata Arsip Lamongan (WIS SIP LA)
menerima kunjungan dari SDN Tanjung, Lamongan. Kegiatan ini bertujuan sebagai
media pembelajaran pengetahuan kesejarahan Indonesia pada umumnya dan sejarah
Kabupaten Lamongan khususnya.
Pada Kamis,
20 Juni 2019 sebanyak 4 guru pendamping dan 12 murid dari SDN Tanjung
berkunjung untuk berwisata arsip di Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan. Tamu
dari SDN Tanjung disambut oleh Kepala Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan,
Gunadi, beliau mengatakan dalam sambutannya bahwasannya penting untuk menjaga
arsip kita, sebab jika kita kehilangan arsip, maka kita akan kehilangan
peristiwa, beserta bukti nyata suatu kejadian yang pernah kita alami.
Setelah sambutan, tamu dari SDN Tanjung diajak
menonton film pendek tentang sejarah bangsa yang yang memiliki nilai-nilai yang
penting sebagai pendidikan serta pembentukan kebribadian dan cinta tanah air.
Selanjutnya tamu dari SDN Tanjung bergeser mengunjungi galeri Dinas Kearsipan
Daerah Kabbupaten Lamogan. Di galeri terdapat khasanah-khasanah terkait dengan
sejarah Kabupaten Lamongan yang mana dalam pembelajaran sejarah di sekolah
belum diajarkan.
Sumartin, saat diwawancarai oleh Fajar Sulistyo , Arsiparis
Dinas Kearsipan Kabupaten Lamongan, memberikan pesan dan kesan terkait dengan
kegiatan Wisata Arsip Lamongan (WIS SIP LA), “Anak-anak bisa mengenal sejarah-sejarah yang
ada di Kota Lamongan mulai dari nama-nama bupati yang mana kami sendiri baru
tau dan sempat kami foto sebagai bahan pembelajaran bagi anak-anak, terus
tempat-tempat bersejarah yang mana anak-anak bisa belajar masa lalu, sehingga
anak-anak mengetahui supaya kedepannya anak-anak bisa berkreasi dengan baik
lagi.”
Harapannya
kegiatan ini terus diadakan karena disamping buat anak-anak, bapak ibu gurunya
juga bisa mendapatkan edukasi sejarah terkait asal usul suatu tempat. “Kita
tidak hanya sekedar tahu cerita, tetapi kita tau bukti-bukti peristiwanya.
Harapannya kegiatan ini terus dilanjutkan dan ditingkatkan.” pungkasnya.
Setelah dari galeri, dilanjutkan berkunjung ke desa potensi wisata di Desa Besur, Kecamatan Sekaran kemudian dilanjutkan ke Wisata Edukasi Kali Embong (Wiekes) sebagai media pembelajaran yang penting untuk anak-anak tingkat sekolah dasar. (Fajar Sulistyo)
