Category Archives: Berita

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Semarang studi banding ke dinas kearsipan daerah lamongan

Saat penilaian hasil Audit eksternal kearsipan meningkat, Sebuah Lembaga Kearsipan akan menjadi tolok ukur daerah lainnya dalam hal pengelolaan arsipnya.

Hal ini juga berimbas pada Dinas Kearsipan Daerah Lamongan yang menjadi peringkat lima se Jawa Timur dan menjadi Lembaga Kearsipan yang independen karena terpisah dengan Dinas Perpustakaan.

Tanggal 1 Oktober 2020, Rombongan dari Kabupaten Semarang berkesempatan menimba ilmu tentang manajemen pengelolaan Lembaga Kearsipan Daerah pada Dinarsda Lamongan.

Diterima Langsung oleh Kepala dinas Kearsipan, Gunadi, mereka banyak bertanya tentang;

  1. Regulasi Penyelenggaraan kearsipan.
  2. SDM Kearsipan baik Arsiparis maupun tenaga yang menangani arsip di masing masing OPD.
  3. Anggaran Bidang kearsipan Kab. Semarang baru 600 juta.
  4. Pelaksanaan audit internal kearsipan di Lamongan, dan
  5. keberadaan Depot arsip sebagai ruang penyimpanan arsip statis Lamongan.

Kita patut bersyukur karena kita sudahmempunyai semua yang menjadi persoalan di Kabupaten Lamongan tersebut. Mulai dari regulasi hingga sarana fisik, Kabupaten Lamongan sudah hampir lengkap meski masih jauh dari keadaan sempurna.

aparatur desa dapat pengetahuan pengelolaan arsip dinamis dari dinarsda

Seluruh perangkat Desa yang tergabung Dalam Desa-Ku Pintar, Tanggal 28 dan 29 September 2020, mendapat bimbingan pengelolaan arsip dinamis dari Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan.

Sebanyak 81 kepala Unit Kearsipan Desa/Kelurahan dari 27 Kecamatan hadir dalam cara tersebut.

Kegiatan ini diadakan dalam rangka sosialisasi mengenai tata kelola kearsipan di antaranya tata naskah dinas, klasifikasi arsip, hak akses arsip, dan jadwal retensi arsip. Tidak hanya membahas tentang pengelolaan arsip dalam kegiatan ini juga membahas tentang tata cara pengelolaan unit kearsipan, serta sosialisasi produk-produk hukum kearsipan.

Diharapkan dengan diadakannya kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Arsip ini pengelolaan arsip Desa/Kelurahan dapat sesuai dengan kaidah kearsipan yang baik dan benar serta berpedoman pada undang-undang dan peraturan pemerintah tentang kearsipan. Salam Arsip.

menjelang audit internal opd ramai minta pendampingan arsip

Memasuki bulan Oktober ini akan dilakukan audit internal kearsipan di seluruh OPD di Lingkungan Pemkab Lamongan.

Dimulai dengan rapat koordinasi akhir Bulan september ini yang dihadiri seluruh Sekretaris Dinas di ruang rapat Rembug Praja Dinas Kearsipan Daerah Kaupaten Lamongan. Kegiatan ini menjadi pintu awal untuk persiapan Aubit yang akan dimulai bulan Oktober.

Pendampingan yang dilakukan tidak jauh dari pembinaan tentang pengelolaan arsip dinamis OPD sebagai pengendali arsip dinamis agar nanti saat penyusutan bisa dikontrol dengan baik.

Tanggal 22-24 telah dilakukan pelayanan pendampingan di Dinas Peternakan, Dinas Koperasi dan Dinas Perpustakaan. Ini menjadi bukti bahwa audit kearsipan sudah memberi dampak pada pengelolaan arsip dinamis OPD di Kabupaten Lamongan

Dinarsda mendapat Kunjungan dinas perpustakaan dan kearsipan kabupaten jombang

Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan kedatangan tamu dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jombang untuk melihat perkembangan pengelolaan kearsipan dari Lamongan.

Rabu siang (16/9/20) sebanyak empat orang yang terdiri dari Kepala Bidang Kearsipan, Kasi Manajemen kearsipan, Kasi Informasi kearsipan, dan satu orang staf diterima langsung oleh Kepala Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan, Gunadi, S.Sos, M.Si.

Dalam sambutannya Kepala Dinas mengungkapkan bahwa kemajuan pengelolaan kearsipan merupakan wujud reformasi birokrasi yang tentunya harus mendapat perhatian seluruh elemen pemerintah daerah. Dan tak kalah penting adalah dukungan dari Kepala daerah baik secara moril maupun materiil.

Tanpa itikad baik dan dukungan dari seluruh elemen pemerintah daerah dan kepala daerah mustahil bisa mewujudkan sadar dan tertib arsip di daerah tersebut.

“Kearsipan adala urusan wajib yang harus ada dalam pemerintah daerah untuk itu harus mendapat perhatian besar baik dari segi regulasi, SDM, dan prasarananya,” Jelasnya.

RAPAT KOORDINASI AUDIT KEARSIPAN INTERNAL DINAS KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN TAHUN 2020

Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan selaku Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan pada tahun 2020 akan melaksanakan pengawasan internal terhadap pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan untuk kedua kalinya, yang pertama telah terselenggara pada tahun 2019 dengan 68 OPD dengan hasil rata-rata buruk.

Untuk meningkatkan hasil pengawasan (audit) agar lebih baik lagi dibandingkan dengan hasil kegiatan tahun 2019 i Selasa – Rabu, 15-16 September 2020 telah dilaksanakan paparan kebijakan penyelenggaraan kearsipan di pemerintah kabupaten lamongan oleh Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan, Gunadi, S.Sos, M.Si.

Dalam acara tersebut juga diberikan penjelasan teknis instrumen pengawasan atau yang disebut dengan Formulir ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal) yang disampaikan oleh Agus Buchori, A.Md selaku Arsiparis Mahir Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan Nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Description: D:\TAHUN 2020\MONEV PENGAWASAN\FORMULIR AUDIT INTERNAL\DOKUMENTASI RAKORD AUDIT INTERNAL\20200915-RAPAT AUDIT INTERNAL\RAKOORD AUDIT OPD\IMG_5460.JPG

Dalam rangka mencapai tujuan tersebut maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Oleh karena itu diperlukan kegiatan pengawasan kearsipan agar pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan menyelenggarakan pengelolaan kearsipan dengan baik serta sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

bupati Himbau seluruh opd hingga desa dan kelurahan lakukan penyelamatan arsip penanganan covid-19 di lamongan

Menindak lanjuti Surat Edaran dari MenPAN-RB nomor 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covod-19, Bupati Lamongan memberikan surat pada seluruh OPD untuk melakukan penanganan arsip yang berkaitan dengan pandemi tersebut.

Surat Bupati Lamongan bernomor 045.5/243/413.000/2020 tanggal 11 Agustus tersebut memberikan penekanan secara khusus terhadap arsip yang berkaitan dengan penanganan Covid-19 di wilayah kerja masing-masing.

Selanjutnya arsip ini bisa disimpan secara khusus (Boks arsip) dan dibuatkan daftar arsipnya agar fisik dan informasinya bisa diselamatkan untuk bahan akuntabilitas kinerja pemerintahan di Kabupaten Lamongan.

Ke depan, diharapakan dua tahun setelah pandemi korona ini dianggap selesai, arsip arsip tersebut diserahkan ke Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan sebagai arsip statis.

Tujuan akhir dari kegiatan ini adalah menyelamatkan arsip korona sebagai memori kolektif bangsa dan dunia.

Penerapan new normal di dinarsda

Memasuki melonggarnya Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) terhadap dampak Covid-19 dengan menerapkan New Normal (Kebiasaan Baru) sebagaimana yang dianjurkan pemerintah, membuat Perangkat daerah pun ikut serta menyosialisasikan New Normal tersebut.

Dinas Kearsipan Daerah Lamongan (Dinarsda) pun tak ketinggalan mulai menerapkan protokol new normal ini baik kepada staf maupun kepada masyarakat yang membutuhkan layanan informasi kearsipan di Dinarsda.

Seluruh staf dinarsda mulai membiasakan untuk selalu bermasker di kantor dan sebelum masuk kantor telah mempunyai kebiasaan baru yaitu mencuci tangan.

Menjaga jarak dan menjaga kebersihan tangan adalah bagian dari New Normal yang harus selalu diterapkan sebagai kebiasaan baru setelah adanya pandemi Virus Korona ini.

Di samping itu, juga diingatkan kepada seluruh staf oleh Bapak Kadis Dinarsda apabila merasa batuk pilek dan sesak nafas agar mengisolasi diri di rumah secara mandiri.

Cegah Penyebaran Korona, Dinarsda berbagi masker pada masyarakat

Mengingat kesadaran untuk menjaga kebersihan diri masyarakat di tengah wabah Korona masih belum maksimal, Dinas Kearsipan Daerah Lamongan (Dinarsda) melakukan aksi bagi-bagi masker ke pada setiap pengguna jalan yang belum memakai masker.

Aksi yang dilakukan di depan Gedung Dinas Kearsipan Lamongan tepatnya di Jalan Basuki Rahmad Lamongan pagi ini berharap bisa meningkatkan kesadaran masyarakat untuk bermasker agar wabah Korona tidak makin menyebar.

Masker ini adalah untuk melindungi si pemakai dari udara yang tidak bersih juga melindungi orang lain dari paparan bakteri dari bersin atau batuk yang ia lakukan. Penggunaan masker ini merupakan wujud kewaspadaan masyarakat karena virus tak bisa dideteksi secara kasat mata.

Antisipasi korona di dinarsda

Untuk menanggulangi penyebaran virus korona yang makin marak, Dinas Kearsipan Lamongan mulai menerapkan beberapa tindakan pengamanan berupa pencegahan serta memutus mata rantai virus yang mungkin ada di lingkungan kantornya.

Salah satunya adalah pemasangan bilik sterilisasi bagi tiap tamu yang datang ke Dinarsda Lamongan. Selain itu, pada setiap harinya budaya hidup bersih pun mulai biasa dilakukan dengan seringkali melakukan cuci tangan setiap datang dari dinas luar.

Penyemprotan pun telah dilakukan terhadap benda-benda yang berada di lingkungan kantor Dinarsda. Dan yang tak kalah pentingnya adalah kebiasaan berjemur atau dhedhe setiap pagi oleh seluruh staf adalah salah satu ikhtiar yang dil;akukan oleh Dinarsda untuk turut serta menahan laju penyebaran virus Korona ini.

Arsiparis dinarsda mulai Proses enkapsulasi

Para arsiparis Dinarsda mulai melakukan tindakan perawatan arsip-arsip yang sudah tua dan beresiko mengalami kerapuhan dengan cara enkapsulasi. Dimulai hari ini dan seterusnya Zeti, Yayuk, Nadya dan Fajar akan bahu-membahu menjaga warisan budaya Lamongan ini.

Arsip -arsip ini akan dilakukan perawatan yang bisa menghindarkannya dari kontak langsung dengan tangan dengan cara enkapsulasi. Selain itu proses ini juga akan melindungi arsip tersebut dari ancaman biota maupun suhu lingkungan yang tidak stabil.

Ada puluhan atau bahkan ratusan lembar dokumen tua di depo arsip dinarsda yang memerlukan tindakan pengamanan fisiknya agar informasi yang terkandung di dalamnya bisa lestari dan bisa digunakan untuk kepentingan penelitian.