Category Archives: artikel kearsipan

Parpol pun Harus Peduli Arsip Miliknya

Menjelang pemilihan legislatif tahun depan, partai politik (parpol) ramai mensosialisasikan calon dan visi misinya. Masyarakat yang menjadi konsumen dari program-program mereka ikut juga terpengaruh. Namun, satu hal yang menjadi pertanyaan penulis, adakah parpol yang merawat atau menyerahkan arsip statisnya ke Lembaga Kearsipan Pemerintah baik pusat maupun daerah?

Parpol Harus Tertib Administrasi Arsip 

Disadari ataupun tidak, parpol adalah bagian dari kehidupan berbangsa dan bernegara, tentu bukti-bukti kinerjanya adalah bagian dari memori kolektif bangsa yang harus tersimpan dan tertata rapi.  Orang orang yang berada di jajaran partai adalah tokoh tokoh yang berpotensi menjadi tokoh nasional. Terlebih lagi mereka yang sempat duduk di parlemen. Rekam jejak mereka adalah informasi penting, baik saat mereka masih di parpolnya hingga duduk sebagai wakil rakyat di parlemen.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 

Dari pengertian tersebut, kita bisa lihat bahwa semua bentuk rekaman adalah arsip yang tentunya bisa dijadikan alat bukti rekam jejak perjalanan berbangsa dan bernegara dan parpol termasuk di dalamnya.

Parpol di zaman dulu yang masih bisa kita baca jejaknya, misalnya, Partai Nasional indonesia (PNI) yang dibentuk oleh Dr. Tjipto Mangunkusumo dan Mr Sartono, itu semua berkat keberadaan arsip pemerintah kolonial yang masih tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Kita masih bisa melihat siapa pendiri dan tokoh tokoh penting yang memegang partai tersebut dan juga  mempengaruhi perjalanan proses kemerdekaan negeri ini. Dan sekali lagi itu berkat keberadaan arsip organisasi tersebut yang masih terselamatkan hingga sekarang.

Karena Kiprah Parpol adalah Memori Kolektif Bangsa

Mengapa parpol harus menyimpan dan menyelamatkan arsip-arsipnya? Karena parpol adalah unsur negara yang secara tidak langsung mewarnai perjalanan kehidupan berbangsa dan bernegara. Generasi yang akan datang perlu mengetahui perjalanan bangsanya dan itu semua tak bisa didapatkan jika tanpa informasi yang autentik, yaitu arsip. Parpol harus mempunyai unit kearsipan untuk mengamankan memori kolektif bangsa yang berupa rekaman kegiatan organisasinya yang dilakukan sepanjang eksistensinya sebagai  parpol.

Segala rekaman kegiatan yang dilakukan oleh partai politik beresiko menjadi arsip statis yang bernilai sekunder, atau arsip yang mempunyai nilai informasi kesejarahan, terlebih lagi informasi yang berhubungan dengan sejarah pembentukan parpol dan tokoh tokohnya yang duduk di parlemen.

Sejauh ini, penulis belum pernah mendengar ada parpol yang atas inisiatifnya menyerahkan arsip-arsip statisnya ke ANRI. Bila ini terus berlanjut, ada kemungkinan parpol tersebut kehilangan informasi eksistensi parpolnya dan negara pun berpeluang kehilangan memori kolektifnya yang di kemudian hari bisa dijadikan referensi sejarah bangsa.

Parpol harus mencontoh dua ormas besar yaitu Nahdlatul Ulama (NU) dan Muhammadiyah yang pada tahun 2014  telah menyerahkan arsip arsip statisnya yang  bernilai kesejarahan  ke ANRI.  Bila parpol tidak mengikuti jejak organisasi yang dengan tertib telah menyerahkan arsip statsnya ke ANRI,   kerugian besar akan ditanggung oleh parpol itu sendiri karena rekam jejaknya tak berbekas.

Masih ada waktu bagi parpol parpol yang ada untuk melakukan pengamanan arsipnya sepanjang parpol tersebut masih eksis. Tentunya dukungan sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang terlibat dalam pengelolaan kearsipan  harus diperhatikan oleh seluruh unsur pemegang kebijakan parpol. Biarbagaimanapun pengelolaan kearsipan tidak bisa dilakukan sambil lalu,  perlu perencanaan manajemen kearsipan yang matang untuk menjalankannya. Mari selamatakan arsip sebagai memori kolektif bangsa

Merawat Arsip Pribadi

Seringkali kita dibuat kebingungan bahkan sampai kesal bila kita mencari Ijazah atau Kartu Keluarga manakala dokumen itu dibutuhkan. Tak jarang kita harus memarahi seluruh anggota keluarga karena tidak ada yang bisa memberitahukan keberadaannya. Semua bingung mencari hingga harus menumpahkan seluruh isi almari. Dokumen yang biasanya dianggap tidak penting kadang membuat kita pusing tujuh keliling ketika tiba saatnya dibutuhkan.

Itulah gambaran singkat bila kita tidak peduli dan sering mengabaikan arsip keluarga kita. Di lingkungan setiap keluarga sebenarnya mempunyai arsip-arsip penting yang dianggap tidak penting karena dianggap hal sepele yang tidak setiap hari digunakan atau dibutuhkan. Karena tidak digunakan setiap hari, kita seringkali menyimpanannya secara asal asalan atau malah cenderung sangat privat hingga yang menyimpan sendiri pun lupa di mana letaknya.

Ada beberapa dokumen yang harusnya disimpan secara khusus agar kita cepat untuk mengambilnya dikarenakan dokumen tersebut tergolong vital untuk keberlangsungan hidup kita sebagai warga negara. Dokumen tersebut di antaranya adalah;

1. Surat Nikah

2. Kartu Keluarga

3. Akta Tanah

4. BPKB

5. Akta Kelahiran

6. Kartu Tanda Penduduk (KTP)

7. Ijazah

8. dan surat berharga lainnya

Bagaimanakah kita memperlakukan dokumen dokumen tersebut hingga pada saat digunakan bisa dengan cepat diambil saat akan digunakan?

Pertama, kita harus memisahkan antara dokumen yang bernilai aset atau bukan. Dokumen yang bisa diuangkan adalah ciri aset dan biasanya bernilai Vital karena kalu hilang tidak bisa digantikan. Kedua, untuk yang bernilai aset harus disimpan di tempat yang aman baik dari pencurian maupun bencana alam ataupun kebakaran bisa di brankas keluarga kalau punya. Ketiga, untuk dokumen biasa harus ditempatkan dalam map khusus dokumen ( biasanya cara memasukkannya dalam plastik satu persatu ) yang menghindarkan dari kerusakan akibat lengket antar dokumen

 

Setelah ketiga langkah itu dilakukan penyimpanannya pun harus pada almari khusus atau kalau tidak ada almari khusus bisa ditempatkan di rak khusus yang tidak bercampur dengan pakaian atau barang lainnya. Ini untuk memudahkan pencarian sehingga tidak harus mengobrak-abrik setiap almari ketika kita sedang mencarinya. Minimal kita menyiakan map khusus untuk masing masing dokumen yang kita punyai.

Dokumen Pribadi Merupakan Pengawal Hak Kita Sebagai Warga Negara

Dokumen dokumen itu merupakan arsip keluarga kita maka dari itu harus dijaga karena disetiap kehidupan kita tak sekalipun kita bisa lepas dari bersinggungan dengan dokumen atau arsip itu. Kita lahir butuh akta kelahiran yang dipakai sampai tua bahkan sampai mati pun kita butuh dokumen yaitu surat kematian. Mari kita jaga itu semua karena Arsip keluarga adalah Aset Keluarga yang perlu dijaga.

Sebagai warga negara yang terlibat dalam kegiatan berbangsa dan bernegara tentunya kita harus menjaga berkas berkas legal yang berhubungan dengan hak hak kita sebagai warga negara. Jangan sampai kita hidup dalam negara yang tak bisa memperoleh hak hak perdata terkait dengan kehidupan kita sebagai warga negara hanya karena kita tidak mempunyai dokumen resmi yang negara mengharuskan itu untuk kita.

Dalam pelaksanaan kegiatan bernegara tentunya negara mengharuskan adanya dokumen resmi dalam setiap transaksi dengan warganya. Karena salah satu ciri negara adalah adanya legalitas yang memayungi kegiatannya. Nah disinilah peran penting warga negara untuk turut berpartisipasi dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara yaitu merawat dokumen pribadi yang dipakai dalam transaksi bernegara.

KTP, misalnya akan menunjukkan status kewarganegaraan seseorang yang tentunya apabila negara berkepentingan melalui program program tertentu akan menyandarkan bukti kewarganegaraan seseorang dengan KTP.

Ijazah juga tak kalah penting selain sertifikat sertifikat lain yang membuktikan status keperdataan kita apabila menemui konflik kepentingan dengan sesama warga negara. Negara akan terbantukan karena dokumen tersebut merupakan salah satu bukti legalitas keberadaan kita sebagai warga negara yang mempunyai hak hak perdata kita yang diperoleh dari negara.

Mari kita galakkan gerakan sadar arsip untuk merawat hak hak kita sebagai warga negara. karena sebagai warga negara kita akan selalu besinggungan dengan dokumen resmi saat kita bertransaksi dengan institusi negara. Ayo tertib arsip!

Menjaga Memori Kolektif Bangsa

Tidak semua orang familiar dengan istilah arsip. Kebanyakan dari mereka menganggap arsip adalah kumpulan dokumen dokumen lama yang sudah tidak terpakai, lusuh, berdebu, dan warnanya sudah usang. Namun sebenarnya arsip tidak demikian karena arsip adalah semua rekaman baik tertulis di kertas atau terekam di media penyimpan lainnya. Bila kita mengacu pada definisi arsip sebagaimana yang tercantum di Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa; arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media  sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa , dan bernegara. Jadi arsip bisa berupa tulisan, suara, maupun gambar baik itu gambar statis maupun gambar bergerak yang merekam  seluruh  aktivitas kegiatan maupun peristiwa yang terjadi di  sebuah negara. Dengan kata lain arsip adalah memori yang merekam jejak jejak perjalanan sebuah bangsa.

Arsip sebagai memori kolektif bangsa            

Memori dalam benak kita adalah kenangan masa lalu (sejarah) yang selalu akan dipakai untuk menghadapi persoalan maupun untuk sarana pengambilan keputusan  di masa yang akan datang. Ada anggapan bahwa orang yang  tidak bisa mengambil pelajaran dari masa lalu berarti hidupnya tak lebih hanya makan dan tidur . Bahkan ungkapan proklamator kemerdekaan sekaligus Presiden Pertama Republik Indonesia, Soekarno yaitu yang terkenal dengan istilah Jasmerah ” jangan sekali-kali melupakan sejarah” masih sering dikutip oleh para cendekiawan untuk mengingatkan pentingnya penghargaan terhadap sejarah agar kita bisa meneladani jejak langkah pendahulu kita. Selain itu, sejarah juga berguna untuk kepentingan kita dalam  menghadapi masa yang akan datang agar kita tidak pernah terperosok dalam lubang yang sama. Sejarah adalah jejak masa lalu yang harus dijaga dan  dirawat keberadaannya. Menumbuhkan kecintaan pada jejak jejak masa lalu tentunya akan menumbuhkan juga rasa cinta kita terhadap negara kita tercinta.

Bahkan saat ini United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) , organisasi Perserikatan Bangsa-Bangsa yang bergerak dibidang Pendidikan, ilmu pengetahuan dan kebudayaan sudah mencanangkan proyek pengamanan Warisan Dokumentasi Dunia yang  yang dicanangkan dalam program MEMORY OF THE WORLD. Dalam pandangan Unesco memori dunia adalah dokumentasi yang tersimpan di perpustakaan, kearsipan, dan museum di seluruh dunia. Dan itu merupakan warisan dunia yang harus dilindungi keberadaannya.

Kearsipan sebagai salah satu dari  tiga institusi penting dalam menjaga warisan memori dunia tersebut  keberadaannya menjadi strategis dalam menyediakan informasi mengenai sejarah perjalanan bangsa  bagi warganya. Mengapa demikian, karena lembaga kearsipan menyimpan semua rekaman perjalanan sebuah bangsa  sehingga memudahkan orang untuk mengingat kembali masa lalunya karena kalau hanya mengandalkan ingatan personal saja banyak keterbatasannya. Dengan tersimpan di  lembaga kearsipan tersebut maka memori tersebut menjadi memori kolektif yang bisa dimanfaatkan oleh banyak orang. Dan ingatan kolektif adalah cikal bakal kebersamaan dalam rasa memiliki akan sebuah bangsa.

Menjaga Memori Kolektif adalah Bukti Cinta Terhadap Negara 

Berkaitan dengan rasa cinta kita pada negara kita, tentunya perasaan tersebut  bisa kita tumbuhkan dengan menyajikan jejak jejak perjalanan bangsa yang terkumpul dalam arsip. Dengan mengetahui khasanah yang terekam dalam arsip menjadikan rasa bangga kita sebagai warga negara  Indonesia tumbuh dan berkembang karena melihat perjuangan para founding father (pendiri bangsa) dalam mewujudkan sebuah negara yang merdeka dan berdaulat yang ternyata begitu penuh liku dan tantangan yang tidak ringan.

Sebagai wujud kecintaan warga negara terhadap bangsa dan negaranya adalah dengan menghargai, merawat, dan meneladani jejak langkah perjalanan bangsa melalui kiprah para pendiri bangsa tersebut. Masihkah kita sebagai warga negara menanggung resiko dari keteledoran maupun pengabaian kita terhadap arsip negara kita?

Ada banyak contoh akibat dari keteledoran kita terhadap arsip yang mengancam keberadaan maupun kedaulatan kita sebagai sebuah bangsa maupun negara yang merdeka dan berdaulat. Salah satu contoh adalah  lepasnya pulau Sipadan dan Ligitan dari Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) ke tangan negara tetangga, Malaysia. Dalam kasus ini, Malaysia mampu menyajikan  bukti bukti otentik tentang kegiatan sebuah negara di wilayahnya. Terkait dengan pulau Sipadan dan Ligitan ini Malaysia mempunyai bukti arsip yang menyimpan aktifitas Inggris sebagai koloni Malaysia yang berupa pengumpulan telur penyu, pemeliharaan satwa burung dan pemeliharaan mercusuar yang berada di sana. Itulah yang menjadi dasar Mahkamah Internasional memenangkan gugatan yang dilakukan oleh Malaysia karena itu membuktikan adanya aktivitas sebuah negara dalam satu wilayah.

Kewajiban kita sebagai bangsa dan negara untuk menjaga setiap rekaman peristiwa mutlak menjadi tanggung jawab kita bersama. Kita tidak bisa hanya mengharapkan pemerintah untuk itu, mengingat kita sebagai negara kepulauan tentunya aktifitas lokal lebih bisa diandalkan untuk menjaga dan merawat rekaman aktivitas warga negara di wilayah masing-masing. Selain itu, kegiatan tersebut  adalah wujud kecintaan dan tanggung jawab kita pada bangsa dan negara kita dengan terlibat dalam mengelola, menyimpan, dan menyajikan setiap kegiatan kita dalam rangka pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Menciptakan kecintaan masyarakat kepada negaranya tentunya perlu  memaksimalkan peranan lembaga kearsipan baik tingkat Pusat, tingkat  provinsi, maupun tingkat kabupaten agar masyarakat atau warga negara bisa mengakses  sejarah perjalanan bangsanya baik yang bernuansa lokal maupun nasional sehingga bisa menjadi memori kolektif yang menumbuhkan kebanggaan yang berakibat pada kecintaan warga negara sebagai bagian dari wilayah NKRI.

Di samping itu,  keterlibatan personal setiap warga negara agar lebih peduli terhadap arsip merupakan ujung tombak utama karena mereka  adalah  pelaku utama dalam beraktivitas bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara di lapangan yang tentunya harus lebih peduli akan informasi yang dikuasainya. Dengan semakin meningkatnya kepedulian terhadap arsip ini,  seseorang sebagai warga negara juga telah ikut menjaga bukti bukti perjalanan sebuah bangsa dan negara karena itu adalah contoh kecil dari rasa cintanya pada negerinya.

Last but not least, peranan setiap elemen negara dalam menjaga memori kolektif bangsa adalah wujud partisipasi dalam menjaga dan melestarikan bukti-bukti eksistensi sebuah negara. Dan hal demikian inilah sesungguhnya  yang membuktikan adanya rasa cinta kita pada negara kita tercinta Indonesia.

DAFTAR BACAAN

  • Arsip Media Kearsipan Nasional. edisi 56 tahun 2011
  • Edmonson, Ray. Memory Of The World: General Guidelines.  Paris; Unesco,  2002.
  • Horton Jr, Forest Woody . Understading Information Literacy: A Primer. Unesco, 2007

Menjaga Arsip Merawat Sejarah Lamongan