All posts by dinarsda

tim audit eksternal kearsipan provinsi jatim lakukan verifikasi lapangan ke dinarsda

Serah terima hasil risalah sementara audit kearsipan eksternal antara Ketua Tim Audit eksternal dan Kepala Dinas Kearsipan Lamongan.

Audit eksternal kearsipan tahun ini menggunakan sistim pasif, dalam artian formulir penilaian diisi oleh obyek yang diaudit. Meski demikian tim auditor kearsipan provinsi Jawa Timur masih melakukan verifikasi lapangan untuk memastikan hasil formulir isian audit eksternal.

Tim auditor yang datang ke Lamongan terdiri dari Kepala Bidang Pengawasan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim dan arsiparis senior Tino Josetha. Ikut bersama mereka Kepala Dispusip Jatim yang baru, Supratomo.

Audit eksternal kali ini merupakan audit yang khusus dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia di tengah situasi pandemi covid-19 yang masih tidak menentu. Itulah alasan dari ANRI untuk melakukan audit secara pasif. Jika dalam metode pasif ini tidak ada tanggapan dari obyek audit maka penilaian akan diberikan sebagaimana nilai audit tahun sebelumnya.

Beberapa hasil rekomendasi tahu lalu berhasil ditanggapi dan dilengkapi oleh Dinarsda terutama dalam hal regulasi. Namun masih ada kekurangan terkait layanan jasa kearsipan berupa alihmedia untuk masyarakat berupa penggandaan.

Selain itu kelengkapan Jadwal Retensi Arsip juga menjadi catatan karena masih belum ada JRA Kepegawaian dan Keuangan yang terbaru dan beberapa JRA subtantif. Namun, ke depan kita bisa memenuhi ini karena sudah disiapkan beberapa draft yang siap diajukan ke ANRI.

Menurut, salah satu Tim Audit, Tino, bahwa kelengkapan regulasi dan proses penyusutan adalah poin besar yang bisa menambah nilai audit sebuah lembaga kearsipan. Untuk itu, lembaga kearsipan harus benar benar menerapkan Norma, Standar, dan Prosedur Kearsipan agar bisa memaksimalkan tupoksinya.

Mengingat hasil audit tahun lalu dengan skor 76,99 kita mampu berada di peringkat ke 5 se Provinsi Jatim, semoga tahun ini skor Dinarsda bisa lebih meningkat lagi sehingga peringkatnya bisa meningkat dan atau minimal tetap bertahan,

Tentunya ini semua perlu dukungan semua pihak di Lamongan agar kearsipan di Lamongan makin maju dan proses pembangunan di lamongan bisa terselamatkan melalu pengelolaan arsip yang kredibel. Bravo Arsip

Audit tahun ini ada peningkatan di UK tapi kebanyakan lemah di up

Audit Internal Kearsipan tahun ini adalah tahun kedua penyelenggaraaan audit internal kearsipan di Kabupaten Lamongan. Beberapa OPD ada peningkatan terutama dalam prasarana yang ada di Unit Kearsipan.

Audit berlangsung mulai tanggal 30 September s/d 28 Oktober 2020. Sebanyak 41 OPD dan 27 Kecamatan telah diaudit dan ada peningkatan yang signifikan meski hasilnya masih banyak yang kurang. Dinas Kearsipan Daerah Lamongan melihatnya ini sebagai sebuah stimulus untuk perkembangan dan peningkatan pengelolaan kearsipan di lamongan di masa yang akan datang.

Kekurangan tersebut terutama disebabkan karena item yang dijadikan instrumen dalam audit bertambah. Jika tahun lalu hanya Unit kearsipannya sekarang melibatkan Unit Pengolah di masing-masing OPD.

Unit Pengolah sebagai pengelola arsip aktif masih belum menerapkan Norma, Standar, dan Prosaedur Kearsipan dalam mengelola arsipnya. Meski demikian ada satu dua yang sudah menerapkan itu dengan menempatkan arsip aktifnya dalam filing cabinet beserta kelengkapannya.

Terlepas dari kekurangan hasil audit tahun ini, namun sudah ada kesadaran dari beberapa kepala OPD dalam melihat betapa pengelolaan kearsipan adalah kegiatan yang tak bisa lagi dianggap sepele dalam birokrasi.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Semarang studi banding ke dinas kearsipan daerah lamongan

Saat penilaian hasil Audit eksternal kearsipan meningkat, Sebuah Lembaga Kearsipan akan menjadi tolok ukur daerah lainnya dalam hal pengelolaan arsipnya.

Hal ini juga berimbas pada Dinas Kearsipan Daerah Lamongan yang menjadi peringkat lima se Jawa Timur dan menjadi Lembaga Kearsipan yang independen karena terpisah dengan Dinas Perpustakaan.

Tanggal 1 Oktober 2020, Rombongan dari Kabupaten Semarang berkesempatan menimba ilmu tentang manajemen pengelolaan Lembaga Kearsipan Daerah pada Dinarsda Lamongan.

Diterima Langsung oleh Kepala dinas Kearsipan, Gunadi, mereka banyak bertanya tentang;

  1. Regulasi Penyelenggaraan kearsipan.
  2. SDM Kearsipan baik Arsiparis maupun tenaga yang menangani arsip di masing masing OPD.
  3. Anggaran Bidang kearsipan Kab. Semarang baru 600 juta.
  4. Pelaksanaan audit internal kearsipan di Lamongan, dan
  5. keberadaan Depot arsip sebagai ruang penyimpanan arsip statis Lamongan.

Kita patut bersyukur karena kita sudahmempunyai semua yang menjadi persoalan di Kabupaten Lamongan tersebut. Mulai dari regulasi hingga sarana fisik, Kabupaten Lamongan sudah hampir lengkap meski masih jauh dari keadaan sempurna.

aparatur desa dapat pengetahuan pengelolaan arsip dinamis dari dinarsda

Seluruh perangkat Desa yang tergabung Dalam Desa-Ku Pintar, Tanggal 28 dan 29 September 2020, mendapat bimbingan pengelolaan arsip dinamis dari Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan.

Sebanyak 81 kepala Unit Kearsipan Desa/Kelurahan dari 27 Kecamatan hadir dalam cara tersebut.

Kegiatan ini diadakan dalam rangka sosialisasi mengenai tata kelola kearsipan di antaranya tata naskah dinas, klasifikasi arsip, hak akses arsip, dan jadwal retensi arsip. Tidak hanya membahas tentang pengelolaan arsip dalam kegiatan ini juga membahas tentang tata cara pengelolaan unit kearsipan, serta sosialisasi produk-produk hukum kearsipan.

Diharapkan dengan diadakannya kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Arsip ini pengelolaan arsip Desa/Kelurahan dapat sesuai dengan kaidah kearsipan yang baik dan benar serta berpedoman pada undang-undang dan peraturan pemerintah tentang kearsipan. Salam Arsip.

menjelang audit internal opd ramai minta pendampingan arsip

Memasuki bulan Oktober ini akan dilakukan audit internal kearsipan di seluruh OPD di Lingkungan Pemkab Lamongan.

Dimulai dengan rapat koordinasi akhir Bulan september ini yang dihadiri seluruh Sekretaris Dinas di ruang rapat Rembug Praja Dinas Kearsipan Daerah Kaupaten Lamongan. Kegiatan ini menjadi pintu awal untuk persiapan Aubit yang akan dimulai bulan Oktober.

Pendampingan yang dilakukan tidak jauh dari pembinaan tentang pengelolaan arsip dinamis OPD sebagai pengendali arsip dinamis agar nanti saat penyusutan bisa dikontrol dengan baik.

Tanggal 22-24 telah dilakukan pelayanan pendampingan di Dinas Peternakan, Dinas Koperasi dan Dinas Perpustakaan. Ini menjadi bukti bahwa audit kearsipan sudah memberi dampak pada pengelolaan arsip dinamis OPD di Kabupaten Lamongan

Dinarsda mendapat Kunjungan dinas perpustakaan dan kearsipan kabupaten jombang

Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan kedatangan tamu dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jombang untuk melihat perkembangan pengelolaan kearsipan dari Lamongan.

Rabu siang (16/9/20) sebanyak empat orang yang terdiri dari Kepala Bidang Kearsipan, Kasi Manajemen kearsipan, Kasi Informasi kearsipan, dan satu orang staf diterima langsung oleh Kepala Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan, Gunadi, S.Sos, M.Si.

Dalam sambutannya Kepala Dinas mengungkapkan bahwa kemajuan pengelolaan kearsipan merupakan wujud reformasi birokrasi yang tentunya harus mendapat perhatian seluruh elemen pemerintah daerah. Dan tak kalah penting adalah dukungan dari Kepala daerah baik secara moril maupun materiil.

Tanpa itikad baik dan dukungan dari seluruh elemen pemerintah daerah dan kepala daerah mustahil bisa mewujudkan sadar dan tertib arsip di daerah tersebut.

“Kearsipan adala urusan wajib yang harus ada dalam pemerintah daerah untuk itu harus mendapat perhatian besar baik dari segi regulasi, SDM, dan prasarananya,” Jelasnya.

RAPAT KOORDINASI AUDIT KEARSIPAN INTERNAL DINAS KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN TAHUN 2020

Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan selaku Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan pada tahun 2020 akan melaksanakan pengawasan internal terhadap pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan untuk kedua kalinya, yang pertama telah terselenggara pada tahun 2019 dengan 68 OPD dengan hasil rata-rata buruk.

Untuk meningkatkan hasil pengawasan (audit) agar lebih baik lagi dibandingkan dengan hasil kegiatan tahun 2019 i Selasa – Rabu, 15-16 September 2020 telah dilaksanakan paparan kebijakan penyelenggaraan kearsipan di pemerintah kabupaten lamongan oleh Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan, Gunadi, S.Sos, M.Si.

Dalam acara tersebut juga diberikan penjelasan teknis instrumen pengawasan atau yang disebut dengan Formulir ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal) yang disampaikan oleh Agus Buchori, A.Md selaku Arsiparis Mahir Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan Nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Description: D:\TAHUN 2020\MONEV PENGAWASAN\FORMULIR AUDIT INTERNAL\DOKUMENTASI RAKORD AUDIT INTERNAL\20200915-RAPAT AUDIT INTERNAL\RAKOORD AUDIT OPD\IMG_5460.JPG

Dalam rangka mencapai tujuan tersebut maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Oleh karena itu diperlukan kegiatan pengawasan kearsipan agar pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan menyelenggarakan pengelolaan kearsipan dengan baik serta sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

bupati Himbau seluruh opd hingga desa dan kelurahan lakukan penyelamatan arsip penanganan covid-19 di lamongan

Menindak lanjuti Surat Edaran dari MenPAN-RB nomor 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covod-19, Bupati Lamongan memberikan surat pada seluruh OPD untuk melakukan penanganan arsip yang berkaitan dengan pandemi tersebut.

Surat Bupati Lamongan bernomor 045.5/243/413.000/2020 tanggal 11 Agustus tersebut memberikan penekanan secara khusus terhadap arsip yang berkaitan dengan penanganan Covid-19 di wilayah kerja masing-masing.

Selanjutnya arsip ini bisa disimpan secara khusus (Boks arsip) dan dibuatkan daftar arsipnya agar fisik dan informasinya bisa diselamatkan untuk bahan akuntabilitas kinerja pemerintahan di Kabupaten Lamongan.

Ke depan, diharapakan dua tahun setelah pandemi korona ini dianggap selesai, arsip arsip tersebut diserahkan ke Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan sebagai arsip statis.

Tujuan akhir dari kegiatan ini adalah menyelamatkan arsip korona sebagai memori kolektif bangsa dan dunia.

Pemberian sarana kearsipan oleh dinarsda

Kasi preservasi arsip sedang berpose dengan staf pengelola arsip kecamatan

Sejak awal Juli 2020 ini Dinas Kearsipan memberikan bantuan sarana simpan kearsipan ke OPD dan Kecamatan se Kabupaten Lamongan. Kegiatan ini diharapkan memberikan stimulus agar pengelolaan arsip di Kabupaten Lamongan lebih tertib dan berdayaguna.

Bantuan tersebut berupa rak arsip dan boks penyimpanan arsip serta label boks sebagai sarana identifikasi lokasi arsip yang disimpan dalam boks. Beberapa instansi tersebut adalah;

1) Dinas Koperasi dan Usaha Mikro
2) Dinas Perindustrian dan
Perdagangan
3) Kecamatan Lamongan.
4) Kecamatan Deket.
5) Kecamatan Tikung.
6) Kecamatan Turi
7) Kecamatan Kembangbahu.
8) Kecamatan Mantup.
9) Kecamatan Sugio.
10) Kecamatan Kedungpring.
11) Kecamatan Sukodadi.
12) Kecamatan Pucuk.
13) Kecamatan Babat.
14) Kecamatan Karanggeneng.

15) Kecamatan Sekaran.
16) Kecamatan Maduran.
17) Kecamatan Kalitengah.
18) Kecamatan Karangbinangun.
19) Kecamatan Glagah.
20) Kecamatan Laren.
21) Kecamatan Paciran.
22) Kecamatan Brondong.
23) Kecamatan Ngimbang.
24) Kecamatan Sambeng.
25) Kecamatan Modo.

Sebagaimana kita tahu bahwa arsip sebagai sumber informasi yang sah harus dikelola secara tertib sesuai dengan prosedur agar terjaga otentisitasnya dan reliabilitas informasinya sebagai pendukung proses pengambilan keputusan di instansi publik khususnya dan swasta.

Semoga sarana kearsipan yang telah diberikan nantinya dipakai sebagaimana mestinya agar arsip arsip di Kabupaten Lamongan terjaga baik fisik maupun informasinya,

DINARSDA AWALI APEL DI MASA PERSIAPAN MENUJU NEW NORMAL DI KABUPATEN LAMONGAN.

Apel pagi Dinarsda

Pagi ini, Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan (Dinarsda) kembali melaksanakan apel pagi setelah beberapa waktu lalu ada perubahan jam kerja berkenaan dengan adanya pandemi Covid-19.

Sebagaimana surat dari Setda Kabupaten Lamongan Nomor 800/658/413.205/2020 tentang Pelaksanaan Apel Pagi, Dinarsda pun mulai menindaklanjuti surat tersebut di lingkungan kerjanya.

Apel yang dipimpin langsung oleh Kepala Dinas Dinarsda ini berlangsung tertib dan khidmat. Pelaksanaan apel pun masih berjalan sesuai protokol dalam peraturan baris-berbaris meski ada beberapa kelonggaran agar sesuai dengan protokol kesehatan persiapan menuju New Normal di Kabupaten Lamongan.

Para staf Dinarsda melaksanakan apel dengan bermasker dan mengatur jarak barisan lebih longgar. Semangat pagi, siaapppp.