tim audit eksternal kearsipan provinsi jatim lakukan verifikasi lapangan ke dinarsda

Serah terima hasil risalah sementara audit kearsipan eksternal antara Ketua Tim Audit eksternal dan Kepala Dinas Kearsipan Lamongan.

Audit eksternal kearsipan tahun ini menggunakan sistim pasif, dalam artian formulir penilaian diisi oleh obyek yang diaudit. Meski demikian tim auditor kearsipan provinsi Jawa Timur masih melakukan verifikasi lapangan untuk memastikan hasil formulir isian audit eksternal.

Tim auditor yang datang ke Lamongan terdiri dari Kepala Bidang Pengawasan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim dan arsiparis senior Tino Josetha. Ikut bersama mereka Kepala Dispusip Jatim yang baru, Supratomo.

Audit eksternal kali ini merupakan audit yang khusus dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia di tengah situasi pandemi covid-19 yang masih tidak menentu. Itulah alasan dari ANRI untuk melakukan audit secara pasif. Jika dalam metode pasif ini tidak ada tanggapan dari obyek audit maka penilaian akan diberikan sebagaimana nilai audit tahun sebelumnya.

Beberapa hasil rekomendasi tahu lalu berhasil ditanggapi dan dilengkapi oleh Dinarsda terutama dalam hal regulasi. Namun masih ada kekurangan terkait layanan jasa kearsipan berupa alihmedia untuk masyarakat berupa penggandaan.

Selain itu kelengkapan Jadwal Retensi Arsip juga menjadi catatan karena masih belum ada JRA Kepegawaian dan Keuangan yang terbaru dan beberapa JRA subtantif. Namun, ke depan kita bisa memenuhi ini karena sudah disiapkan beberapa draft yang siap diajukan ke ANRI.

Menurut, salah satu Tim Audit, Tino, bahwa kelengkapan regulasi dan proses penyusutan adalah poin besar yang bisa menambah nilai audit sebuah lembaga kearsipan. Untuk itu, lembaga kearsipan harus benar benar menerapkan Norma, Standar, dan Prosedur Kearsipan agar bisa memaksimalkan tupoksinya.

Mengingat hasil audit tahun lalu dengan skor 76,99 kita mampu berada di peringkat ke 5 se Provinsi Jatim, semoga tahun ini skor Dinarsda bisa lebih meningkat lagi sehingga peringkatnya bisa meningkat dan atau minimal tetap bertahan,

Tentunya ini semua perlu dukungan semua pihak di Lamongan agar kearsipan di Lamongan makin maju dan proses pembangunan di lamongan bisa terselamatkan melalu pengelolaan arsip yang kredibel. Bravo Arsip

Audit tahun ini ada peningkatan di UK tapi kebanyakan lemah di up

Audit Internal Kearsipan tahun ini adalah tahun kedua penyelenggaraaan audit internal kearsipan di Kabupaten Lamongan. Beberapa OPD ada peningkatan terutama dalam prasarana yang ada di Unit Kearsipan.

Audit berlangsung mulai tanggal 30 September s/d 28 Oktober 2020. Sebanyak 41 OPD dan 27 Kecamatan telah diaudit dan ada peningkatan yang signifikan meski hasilnya masih banyak yang kurang. Dinas Kearsipan Daerah Lamongan melihatnya ini sebagai sebuah stimulus untuk perkembangan dan peningkatan pengelolaan kearsipan di lamongan di masa yang akan datang.

Kekurangan tersebut terutama disebabkan karena item yang dijadikan instrumen dalam audit bertambah. Jika tahun lalu hanya Unit kearsipannya sekarang melibatkan Unit Pengolah di masing-masing OPD.

Unit Pengolah sebagai pengelola arsip aktif masih belum menerapkan Norma, Standar, dan Prosaedur Kearsipan dalam mengelola arsipnya. Meski demikian ada satu dua yang sudah menerapkan itu dengan menempatkan arsip aktifnya dalam filing cabinet beserta kelengkapannya.

Terlepas dari kekurangan hasil audit tahun ini, namun sudah ada kesadaran dari beberapa kepala OPD dalam melihat betapa pengelolaan kearsipan adalah kegiatan yang tak bisa lagi dianggap sepele dalam birokrasi.