AUDIT KEARSIPAN INTERNAL DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN LAMONGAN TELAH TUNTAS DILAKSANAKAN

Pelaksanaan pengawasan kearsipan dalam bentuk audit kearsipan internal yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan telah tuntas dilaksanakan. Kurang lebih selama 3 minggu telah dilaksanakan audit internal dilingkungan pemerintah kabupaten Lamongan. Audit internal dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah terhadap Unit Kearsipan yang berada dibawah naungan Sekretariat.

Dalam pelaksanaannya, audit internal dilakukan oleh Tim Pengawas Kearsipan dengan melibatkan Auditor dari Inspektorat, BKD, BAPPENDA, ORTALA yang telah mendapat pelatihan atau Bimbingan Teknis Pengawasan sebelum terjun kelokasi.  Dalam hal ini, sekitar 68 instansi yang berada di pemerintah kabupaten lamongan mulai dari OPD, BUMD, Kecamatan telah diaudit. Hal ini adalah awal dari harapan Kepala Dinas Kearsipan Daerah untuk memenuhi rekomendasi hasil audit eksternal yang mampu mengubah nilai LKD menjadi lebih baik lagi.

Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Sedangkan audit kearsipan merupakan proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektifitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan.

              Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan selalu berpesan kepada jajaran karyawan di Dinas Kearsipan Daerah bahwa Kearsipan merupakan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap instansi, dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pembangunan, pembuatan laporan, dan pengambilan keputusan. Sedemikian pentingnya arsip bagi penunjang kegiatan, sehingga setiap instansi mempunyai cara penanganan dan cara penyimpanan arsip yang berbeda, baik digunakan dalam keperluan internal sebagai alat analisa maupun pengambilan keputusan.

Pelaksanaan audit kearsipan internal ini menggunakan instrument yang disusun oleh Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI). Dengan menggunakan aplikasi pelaporan yang juga telah ditetapkan, hasil audit disusun dalam Laporan Audit Internal (LAKI). Audit Pengawasan Kearsipan dilakukan berdasar Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip ketersediaan, arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan terlindunginya asset Negara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Selain itu Audit internal ini juga untuk menindaklanjuti Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan dan Peraturan gubernur Jawa Timur No 91 tahun 2015 tentang pedoman pengawasan Kearsipan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur.

Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah menyelengggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang – undangan perlu dilakukan pengawasan kearsipan.

Dengan selesainya audit internal ini, Tim Pengawas akan segera menyusun Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS)  dan LAKI yang akan diserahkan kepada instansi yang telah mendapatkan audit  sebagai rekomendasi untuk melakukan penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik lagi sesuai dengan peraturan perundang –undangan yang berlaku. Pengumuman hasil Audit akan melibatkan jajaran Kepala OPD agar sasaran ini lebih tepat untuk disampaikan. ( Yayuk )

Antusiasme Masyarakat Lamongan Sambut Kirab Api Porprov VI Jawa Timur

Kabupaten Lamongan terlihat sangat antusias menyambut Pekan Olahraga Provinsi VI Jawa Timur 2019.  Porprov VI 2019 kali ini diikuti oleh 28 Kabupaten/ Kota di Jawa Timur dengan peserta sebanyak 10 ribu lebih. Ajang Porprov VI Jatim 2019 kali ini akan belangsung mulai 6-13 Juli  di gelar di empat kabupaten di Jawa Timur yaitu: Bojonegoro, Tuban, Lamongan dan Gresik. Seluruh peserta akan memperebutkan 525 medali dengan sekitar 40 cabang olahraga.

Sebelum dimulainya gelaran Porprov VI Jawa Timur, serangkaian acara diadakan oleh kabupaten-kabupaten tuan rumah, salah satunya adalah kirab obor Porprov. Tepatnya di Desa Lohgung, Kecamatan Brondong, Kabupaten Lamongan 03 Juli 2019 Masyarakat sekitar sambut api obor Porprov.

Di pagi menjelang siang dengan panas yang terik tak menyurutkan niat masyarakat sambut obor tersebut. Api porprov diserahkan dari Tuban kepada Lamongan yang diterima oleh Sekretaris Daerah Kabupaten Lamongan, Yuhronur Efendi. Saat penerimaan api porprov diiringi oleh tepuk tangan yang begitu meriah dari masyarakat Lamongan sembari meneriakkan “ LAMONGANNNN JUARAAAA!! LAMONGAN JUARAAA!!!! LAMONGAN JUARAAAAA!! (Fajar Sulistyo)

Audit internal kearsipan sudah mulai, ayo tertib arsip

Alhamdulillah Audit kearsipan internal Kabupaten Lamongan telah dimulai, Tgl 26 juni s/d 11 Juli. Tim auditor akan dan telah sedang melihat kondisi pengelolaan kearsipan di masing masing Organisasi Perangkat Daerah.

Pada audit yang pertama ini Tim auditor kearsipan Kabupaten Lamongan akan menitik beratkan pada terbentuknya unit kearsipan sebagai jantung pengelolaan arsip dinamis.

Selain itu audit ini juga sebagai saran untuk melihat pelaksanaan Peraturan Bupati Nomor 13 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan. Bravo Arsip

PEMBINAAN/BIMBINGAN KEARSIPAN MASUK DESA DI KECAMATAN SEKARAN

Pembinaan/bimbingan kearsipan di desa Kendal dan Manyar Kecamatan Sekaran Lamongan pada hari selasa tanggal 25 juni 2019. Kegiatan ini diadakan untuk memberikan pembinaan/bimbingan serta pengetahuan tentang pentingnya pengelolaan arsip dan keberadaan unit kearsipan untuk keberhasilan penyelenggaraan kearsipan desa.

Sambutan serta antusiasme dari perangkat desa yang dikunjungi terlihat dari banyaknya pertanyaan dari perangkat desa tentang proses pengelolaan arsip yang baik dan benar, serta bagaimana proses temu balik arsip dan proses pembentukan unit kearsipan.

Dengan diadakannya Pembinaan/Bimbingan Kearsipan Desa diharapkan pengelolaan arsip desa dapat sesuai dengan kaidah kearsipan yang baik dan benar dan penemuan kembali arsip menjadi lebih cepat dan efisien.

PEMBINAAN KEARSIPAN DI DUA DESA DI KECAMATAN PUCUK, lamongan

Dua desa di Kecamatan Pucuk yang masuk dalam program Desa Ku Pintar yaitu Desa Babatkumpul dan Desa Bugoharjo mendapat pembinaan tata kelola kearsipan pada hari senin tanggal 24 Juni 2019.  Kegiatan ini diadakan untuk memberikan pembinaan tentang tata kelola kearsipan yang baik dan benar menurut kaidah kearsipan, serta memberikan pembinaan tentang pembentukan unit kearsipan.

Antusiasme terlihat dari pertanyaan yang ditanyakan oleh para perangkat desa yang mengikuti pembinaan kearsipan, sebagian besar para perangkat desa bertanya tentang proses pengelolaan arsip dan proses pembentukan unit kearsipan.

Dengan adanya pembinaan kearsipan desa diharapkan pengelolaan arsip desa dapat sesuai dengan tata kelola kearsipan menurut undang-undang dan peraturan pemerintah tentang kearsipan.

Rapat Tim audit kearsipan Persiapan Pengawasan Internal

Pada hari Rabu 19 Juni 2019, Dinas  Kearsipan Daerah Lamongan melalui Bidang Pengawasan telah melakukan  Rapat Persiapan Tim Pengawasan Internal  Organisasi Perangkat Daerah dan BUMD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan. Acara dibuka oleh Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan di Ruang Rapat Dinas. Acara ini bertujuan untuk mempersiapkan Sumber Daya  Manusia          ( SDM) yang memiliki kemampuan untuk melaksanakan tugas Tim Pengawas Kearsipan Internal.

Selanjutnya acara diserahkan kepada Kepala Seksi Pengawasan OPD selaku pimpinan yang bertanggungjawab dalam kegiatan pengawasan kearsipan internal menyampaikan bahwa dengan adanya rapat persiapan tim pengawas kearsipan, diharapkan audit kearsipan dapat segera terlaksana secara baik dan lancar. Selain itu jumlah sasaran audit sebanyak 68 Instansi yang terdiri dari OPD dan BUMD yang akan dilaksanakan mulai dari tanggal 26 Juni 2019 sampai dengan selesai.

Peserta rapat persiapan pengawasan internal terdiri Tim yang telah mendapatkan SK dari Bupati Lamongan. Bupati berharap dengan adanya audit kearsipan instansi dapat tertib dan sadar arsip