Dinas Kearsipan Lamongan Tancap gas

Memasuki tahun 2020 Dinas Kearsipan Lamongan langsung tancap gas untuk merekonstruksi arsip statis yang ada di Depo Arsip Dinarsda.

Kegiatan ini dalam rangka pemetaan untuk kegiatan alih media yang akan dimasukkan dalam sistim informasi kearsipan statis (SIKS). Dengan dikelola dalam suatu sistim diharapkan kontrol terhadap informasi arsip bisa lebih terjamin.

Selain itu, kegiatan alih media ini juga nantinya untuk mendukung konten Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) sehingga arsip statis yang ada di Lamongan bisa diakses secara nasional.

Selamat Tahun Baru 2020 dan Bravo Arsip. Maju terus kearsipan Lamongan.

DESA/KELURAHAN DI KECAMATAN LAMONGAN MENDAPAT SOSIALISASI KEARSIPAN

Pada tanggal 10 – 12 Desember 2019 Bidang Pembinaan Kearsipan Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan melakukan sosialisasi kearsipan di Kecamatan Lamongan yaitu di Desa Karanglangit, Desa Pangkatrejo, Kelurahan Sukomulyo, Desa Tanjung, Desa Made, Kelurahan Sidomulyo, Desa Sumberejo dan Desa Kebet. Dalam kegiatan tersebut dibuka oleh Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan, yaitu Bapak. BAKRI , S.E, M.M., dalam sambutannya beliau menjelaskan tentang pentingnya pengelolaan arsip serta sanksi-sanki apa saja yang didapat apabila dengan sengaja merusak, menghilangkan dan menyebarluaskan isi informasi arsip yang seharusnya arsip tersebut bersiat tertutup.

Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan sosialisasi pengelolaan kearsipan serta mensosialisasikan beberapa regulasi tentang perundang-undangan kearsipan. Kegiatan sosialisasi kearsipan ini mulai dari pemilahan, pendeskripsian sampai dengan penyimpanan arsip.

Peserta sosialisasi kearsipan yang berasal dari perangkat desa/kelurahan setempat terlihat sangat antusias, banyak pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan terkait dengan proses pengelolaan arsip yang benar. Tidak hanya bertanya tentang pengelolaan arsip, para perangkat desa/kelurahan setempat pun meminta saran tentang ruang unit kearsipan serta sarana prasarana apa saja yang dibutuhkan dalam kegiatan pengelolaan kearsipan.

Dengan diadakannya sosialisasi kearsipan diharapkan arsip-arsip yang ada di desa/kelurahan dapat diolah dengan baik dan benar sesuai kaidah kearsipan, serta pengelolaan arsip dapat diterapkan dalam kegiatan administrasi sehari-hari dan tidak berhenti tanpa ada tindak lanjutnya. Karena apabila arsip di kelola dengan baik dan benar maka dalam proses penemuan arsipnya akan lebih cepat dan efisien.

aktivasi aplikasi sikd pada server diskominfo lamongan

Pemanfaatan Sistim Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang berbasis cloud computing tak bisa dilepaskan adari keberadaan server sebagai penyedia client pengguna.

Dinarsda bekerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Infomasi Kabupaten Lamongan, sebagai pengelola server pemerintah kabupaten telah melakukan serah terima aplikasi SIKD pada akhir Oktober tahun ini.

Aplikasi ini selanjutnya akan ditanam oleh Diskominfo Lamongan agar bisa diakses oleh seluruh OPD di lamongan untuk mendukung e-office.

Dalam kegiatan ini juga dilakukan pelatihan pada operator pengelola persuratan Diskominfo agar SIKD segra bisa di eksekusi. untuk tahun ini ada tiga OPD, yaitu Dinarsda, Diskominfo, dan Setda Kabupaten sebagi pilot project pengelolaan arsip dinamis secara elektronik.

lamongan siap memasuki era internet 4.0 dengan sikd

Memasuki era internet 4.0 Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan mulai menyiapkan sarana dan prasarana pendukungnya. Era kemajuan teknologi informasi dan komunikasi tak bisa lagi dihindari termasuk juga bidang pengelolaan kearsipan pun harus bisa mengikuti perkembangan tersebut agar tidak ketinggalan zaman.

Mengusung semangat dalam melaksanakan penyelenggaraan kearsipan yang kredibel serta untuk mewujudkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, pada tanggal 23 Oktober 2019 Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang diwakili oleh Sutiasni, S.Ap, M.Hum menyerahkan aplikasi SIKD kepada Pemerintah Kabupaten Lamongan yang dalam hal ini diwakili oleh Dinas Kearsipan Daerah selaku lembaga kearsipan daerah kabupaten.

Sebelum aplikasi diserahkan, dilaksanakan penandatanganan Memorandum of Understanding (Mou) kerjasama antara ANRI dengan Pemerintah Kabupaten Lamongan terkait telah diserahkannya aplikasi SIKD dan pengembangannya kedepan. Penyerahan aplikasi tersebut dihadiri oleh perwakilan dari Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lamongan, petugas pengelola arsip di Sekretariat Daerah Kanupaten Lamongan, dan arsiparis serta petugas pengelola arsip di Dinas Kearsipan Daerah. Setelah penyerahan aplikasi selesai diselenggarakan bimtek secara langsung oleh ANRI.

Prosesi penyerahan aplikasi SIKD usai, kemudian secara langsung Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam hal ini diwakili oleh Hafid Furqoni selaku arsiparis ANRI yang ditugaskan untuk melatih dan mendampingi peserta bimtek agar bisa mengoperasikan SIKD.

Bimtek dihadiri oleh petugas pengelola arsip dari seluruh bagian di Sekretariat Daerah Kebupaten Lamongan, staf Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Lamongan selaku pengakomodir server di Kabupaten Lamongan, dan seluruh staf Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan. (Fajar)

Awarding Kearsipan, Tolok Ukur Penyelenggaraan Kearsipan di Kabupaten Lamongan

Tanggal 2 September 2019, Pemerintah Kabupaten Lamongan melalui Dinas Kearsipan Daerah menggelar Awarding Audit Kearsipan Internal yang bertempat di Pendopo Lokatantra Kabupaten Lamongan yang dihadiri oleh Kapala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Ir. H. Abdul Hamid, Bupati Lamongan H. Fadeli S.H, M.M, Wakil Bupati Dra.Hj. Kartika Hidayati, M.M, M.HP, Sekretaris Daerah Kabupaten Lamongan Dr. Yuhronur Effendi, MBA  dan Kepala Dinas Kearsipan Daerah Drs. Gunadi S.Sos, M.Si beserta Kepala OPD, BUMD, RSUD dan Camat se- Kabupaten Lamongan.

Sebelumnya tanggal 26 Juni – 16 Juli  2019 telah dilaksanakan Audit Kearsipan Internal pada seluruh Organisasi Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah, RSUD dan Kantor Camat di Kabupaten Lamongan.

 Diadakannya audit kearsipan ini diharapkan ke depannya dapat mewujudkan pengeloaan arsip yang tertib, rapi dan andal guna meningkatkan kualitas pelayanan publik. Audit kearsipan internal bertujuan untuk menindaklanjuti Peraturan Bupati Lamongan Nomor 13 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan yang nantinya masuk penilaian Kementrian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dalam penyelenggaraan Pengawasan Kearsipan.

H. Fadeli S.H, M.M selaku Bupati Lamongan dalam sambutannya berharap agar seluruh jajaran Kepala OPD saling bersinergi bahu-membahu untuk memberikan perhatian terhadap penyelengaraan kearsipan, sebab arsip merupakan suatu bukti autentik berjalannya kegiatan suatu organisasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan khususnya.

 Dalam kesempatan itu, juga diserahkan penghargaan kepada OPD dan kecamatan dengan predikat CUKUP, dan BURUK namun nilainya yang tertinggi diantara OPD dan kecamatan yang lain diantaranya adalah Badan Kepegawaian Daerah, Inspektorat, Badan Pengelolaan Keuangan Aset Daerah, Kecamatan Modo, Kecamatan Kembangbahu, dan Kecamatan Laren.

Dengan adanya Audit Kearsipan Internal ini, Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan diharapkan menjadi yang terbaik serta yang terpenting adalah dapat menjaga dan merawat keutuhan arsip demi menjaga memori kolektif bangsa secara umum dan daerah secara khusus.

Menghadirkan yang Klasik di Era Modern

Lamongan, 06-07 September 2019 di sepanjang jalan Lamongrejo, Lamongan, Jawa Timur digelar acara Lamongan Tempo Doeloe. Stand dibuka mulai pukul 17.00 WIB- 22.00 WIB. Di area sekitar Lamongan tempo doeloe suasana padat hingga macet karena ramainya pengunjung yang antusias dengan jajanan khas tempo doeloe serta bangunan dan suasana yang sekarang ini tergerus zaman.

Seluruh OPD di Lamongan  menampilkan stand gaya tempo doeloe lengkap dengan pakaian penjaganya juga bergaya retro. Tak terkecuali juga Dinas Kearsipan Daerah Lamongan yang pada event kali ini menggratiskan semua menu yang ditawarkan kepada semua pengunjung yang mau singgah ke stan Dinarsda.  

Terdapat sekitar 66 stand Lamongan Tempo Doeloe yang semuanya menyajikan tampilan, ornamenn-ornamen sebelum masyarakat kenal dengan listrik dan ciri khas bangunan pada masa lampau yang berbeda-beda dari setiap stand. Pun demikian dengan penjaga stand yang berbusana ala  jaman dulu. Pada hari pertama, 06 September 2019, penjaga stand berbusana khas Lamongan, layaknya Yak dan Yuk Lamongan.

Demikian juga jajanan khas yang disajikan, di tiap stan, yakni jajanan klasik yang pada zaman dulu eksis di lidah masyarakat. Jajanan-jajanan itu antara lain klanting (cenit), gulali, gatot, saplak, serabih, dawet dan masih banyak lainnya. Rencananya, tahun depan pagelaran Lamongan Tempo Doeloe akan digelar di Lapangan Gajah Mada seluas sekitar 12 hektare yang terletak di Jalan Sumargo, karena mengingat banyaknya masyarakat Lamongan yang antusias dengan acara ini.

(Fajar Sulistyo, A.Md)

AUDIT KEARSIPAN INTERNAL DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN LAMONGAN TELAH TUNTAS DILAKSANAKAN

Pelaksanaan pengawasan kearsipan dalam bentuk audit kearsipan internal yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan telah tuntas dilaksanakan. Kurang lebih selama 3 minggu telah dilaksanakan audit internal dilingkungan pemerintah kabupaten Lamongan. Audit internal dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah terhadap Unit Kearsipan yang berada dibawah naungan Sekretariat.

Dalam pelaksanaannya, audit internal dilakukan oleh Tim Pengawas Kearsipan dengan melibatkan Auditor dari Inspektorat, BKD, BAPPENDA, ORTALA yang telah mendapat pelatihan atau Bimbingan Teknis Pengawasan sebelum terjun kelokasi.  Dalam hal ini, sekitar 68 instansi yang berada di pemerintah kabupaten lamongan mulai dari OPD, BUMD, Kecamatan telah diaudit. Hal ini adalah awal dari harapan Kepala Dinas Kearsipan Daerah untuk memenuhi rekomendasi hasil audit eksternal yang mampu mengubah nilai LKD menjadi lebih baik lagi.

Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Sedangkan audit kearsipan merupakan proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektifitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan.

              Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan selalu berpesan kepada jajaran karyawan di Dinas Kearsipan Daerah bahwa Kearsipan merupakan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap instansi, dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pembangunan, pembuatan laporan, dan pengambilan keputusan. Sedemikian pentingnya arsip bagi penunjang kegiatan, sehingga setiap instansi mempunyai cara penanganan dan cara penyimpanan arsip yang berbeda, baik digunakan dalam keperluan internal sebagai alat analisa maupun pengambilan keputusan.

Pelaksanaan audit kearsipan internal ini menggunakan instrument yang disusun oleh Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI). Dengan menggunakan aplikasi pelaporan yang juga telah ditetapkan, hasil audit disusun dalam Laporan Audit Internal (LAKI). Audit Pengawasan Kearsipan dilakukan berdasar Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip ketersediaan, arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan terlindunginya asset Negara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Selain itu Audit internal ini juga untuk menindaklanjuti Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan dan Peraturan gubernur Jawa Timur No 91 tahun 2015 tentang pedoman pengawasan Kearsipan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur.

Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah menyelengggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang – undangan perlu dilakukan pengawasan kearsipan.

Dengan selesainya audit internal ini, Tim Pengawas akan segera menyusun Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS)  dan LAKI yang akan diserahkan kepada instansi yang telah mendapatkan audit  sebagai rekomendasi untuk melakukan penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik lagi sesuai dengan peraturan perundang –undangan yang berlaku. Pengumuman hasil Audit akan melibatkan jajaran Kepala OPD agar sasaran ini lebih tepat untuk disampaikan. ( Yayuk )

Antusiasme Masyarakat Lamongan Sambut Kirab Api Porprov VI Jawa Timur

Kabupaten Lamongan terlihat sangat antusias menyambut Pekan Olahraga Provinsi VI Jawa Timur 2019.  Porprov VI 2019 kali ini diikuti oleh 28 Kabupaten/ Kota di Jawa Timur dengan peserta sebanyak 10 ribu lebih. Ajang Porprov VI Jatim 2019 kali ini akan belangsung mulai 6-13 Juli  di gelar di empat kabupaten di Jawa Timur yaitu: Bojonegoro, Tuban, Lamongan dan Gresik. Seluruh peserta akan memperebutkan 525 medali dengan sekitar 40 cabang olahraga.

Sebelum dimulainya gelaran Porprov VI Jawa Timur, serangkaian acara diadakan oleh kabupaten-kabupaten tuan rumah, salah satunya adalah kirab obor Porprov. Tepatnya di Desa Lohgung, Kecamatan Brondong, Kabupaten Lamongan 03 Juli 2019 Masyarakat sekitar sambut api obor Porprov.

Di pagi menjelang siang dengan panas yang terik tak menyurutkan niat masyarakat sambut obor tersebut. Api porprov diserahkan dari Tuban kepada Lamongan yang diterima oleh Sekretaris Daerah Kabupaten Lamongan, Yuhronur Efendi. Saat penerimaan api porprov diiringi oleh tepuk tangan yang begitu meriah dari masyarakat Lamongan sembari meneriakkan “ LAMONGANNNN JUARAAAA!! LAMONGAN JUARAAA!!!! LAMONGAN JUARAAAAA!! (Fajar Sulistyo)

Audit internal kearsipan sudah mulai, ayo tertib arsip

Alhamdulillah Audit kearsipan internal Kabupaten Lamongan telah dimulai, Tgl 26 juni s/d 11 Juli. Tim auditor akan dan telah sedang melihat kondisi pengelolaan kearsipan di masing masing Organisasi Perangkat Daerah.

Pada audit yang pertama ini Tim auditor kearsipan Kabupaten Lamongan akan menitik beratkan pada terbentuknya unit kearsipan sebagai jantung pengelolaan arsip dinamis.

Selain itu audit ini juga sebagai saran untuk melihat pelaksanaan Peraturan Bupati Nomor 13 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan. Bravo Arsip

PEMBINAAN/BIMBINGAN KEARSIPAN MASUK DESA DI KECAMATAN SEKARAN

Pembinaan/bimbingan kearsipan di desa Kendal dan Manyar Kecamatan Sekaran Lamongan pada hari selasa tanggal 25 juni 2019. Kegiatan ini diadakan untuk memberikan pembinaan/bimbingan serta pengetahuan tentang pentingnya pengelolaan arsip dan keberadaan unit kearsipan untuk keberhasilan penyelenggaraan kearsipan desa.

Sambutan serta antusiasme dari perangkat desa yang dikunjungi terlihat dari banyaknya pertanyaan dari perangkat desa tentang proses pengelolaan arsip yang baik dan benar, serta bagaimana proses temu balik arsip dan proses pembentukan unit kearsipan.

Dengan diadakannya Pembinaan/Bimbingan Kearsipan Desa diharapkan pengelolaan arsip desa dapat sesuai dengan kaidah kearsipan yang baik dan benar dan penemuan kembali arsip menjadi lebih cepat dan efisien.

Menjaga Arsip Merawat Sejarah Lamongan