Informasi

LAMONGAN - Suatu lembaga dalam menjalankan tugas dan fungsinya dapat dipastikan bahwa lembaga tersebut akan melakukan suatu kegiatan administrasi. Didalam kegiatan administrasi tersebut dihasilkan informasi yang merupakan factor penting bagi kelangsungan suatu lembaga. Informasi yang akurat dapat membantu terciptanya pengelolaan manajemen yang tepat dan juga membantu pengambilan keputusan dalam lembaga. Arsip berfungsi sebagai sumber ingatan maupun sebagai alat bukti yang otentik seperti yang telah dijelaskan dalam Undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media. 

Berdasarkan fungsinya arsip terbagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip statis adalah arsip yang masa retensinya telah habis dan memiliki nilai guna kesejarahan sehingga disimpan secara permanen di lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip statis merupakan rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah terima arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan. 

Salah satu kegiatan dalam rangka penyelamatan arsip adalah akuisisi. Akuisisi adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Definisi serupa juga dikemukakan oleh Anne Marie Schwirtlich dan Barbara Reed dalam buku Keeping Archives yang mendefinisikan bahwa akuisisi arsip statis adalah proses dimana lembaga kearsipan menambah khasanah arsip dengan menerima arsip hasil dari sumbangan, transfer, pembelian atau pinjaman.