PENTINGNYA JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) DALAM PENGELOLAAN ARSIP

Dalam sebuah pengelolaan arsip terdapat beberapa aspek yang sangat penting untuk dijadikan pedoman, agar pengelolaan arsip dapat berjalan sesuai dengan Norma Standar Prosedur dan Kriteria (NSPK) dalam pengelolaan arsip dinamis terdiri dari, tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan hak akses arsip dinamis. 

Dari keempat instrument tersebut ditetapkan masing-masing pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Intrumen yang ketiga dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang di maksud dengan JRA berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan  yaitu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip jangka waktu simpan arsip. 

Dalam memenuhi kebutuhan organisasi setiap organisasi menginginkan efisiensi, efektifitas, kelancaran, kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan, dan keamanan atas aset – aset yang dimiliki serta terlindungi dari persoalan-persoalan hukum yang suatu saat akan menimpanya. Dengan memiliki JRA maka apa yang diinginkan organisasi akan terwujud, karena dengan memiliki JRA organisasi akan terhindar dari pemborosan, terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan dan terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional. 

Sebagaimana telah diuaraikan di atas, JRA merupakan salah satu komponen dalam manajemen kearsipan, bukan tanpa alasan mengapa pemerintah mewajibkan setiap lembaga pencipta arsip harus menyusun JRA. Selain untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang efisien dan efekfit, juga dalam rangka penyelamatan arsip yang bernilai statis, tanpa JRA maka pemerintah daerah akan hidup tanpa memori karena tidak akan diketahui arsip mana saja yang harus dilestarikan sebagai warisan dan bahan pertangungjawaban kepada generasi yang akan datang.