PENGAMANAN ARSIP/ DOKUMEN ELEKTRONIK

Kemudahan proses transaksi elektronik dewasa ini makin memudahkan orang berbagi informasi. Hanya dengan sekali tombol share seseorang sudah bisa membagikan informasi yang ia punya kepada pihak lain. Di tingkat instansi publik pun tidak menutup kemungkinan berbagi informasi dengan cara seperti di atas.
Informasi elektronik adalah sekumpulan data elektronik, termasuk, tetapi tidak terbatas pada, tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (IDE), Surat Elektronik, telegram teleks telecopy dan sejenisnya, huruf tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah dan memiliki aarti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Informasi yang dikuasai instansi publik adalah informasi negara dan masih berbentuk arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih berada di pencipta arsip (lembaga negara baik kementerian maupun non kementerian dan  pemerintah daerah) untuk kepentingan pelaksaanaan tugas dan fungsinya dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
Karena berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi penciptanya maka informasinya harus aman dari kepentingan pihak pihak lain yang tidak berhak.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi arsip dinamis yang tercipta di pencipta arsip pun semakin beraneka bentuknya. Ada yang tekstual juga ada yang berbentuk digital/dokumen elektronik.
Dokumen elektronik adalah informasi elektronik yang dibuat atau diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optical atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui kompter atau Sistim elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada, tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, atau sejenisnya ,huruf, tanda, angka, kode akses, symbol, atau perforasi yang telah diolah dan memiliki aarti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Untuk yang tekstual sudah biasa ditangani oleh kebanyakan staf di pencipta arsip sedangkan untuk arsip digital/media baru tentunya memerlukan teknik khusus mengingat otentisitas dan reabilitas arsip media baru  atau dokumen elektronik ini lebih rumit.
Arsip tekstual sudah mendapat keabsahan melalui tata naskah dinas yang ada. Sedangkan untuk arsip media baru harus memerlukan alat untuk membacanya dan rentan terhadap penggandaan serta lebih mudah disebarkan. Terutama adalah arsip digital yang bisa dikirim file nya ke perangkat yang yang lain.
Untuk meminimalkan hoax yang ada tentunya penanganan arsip digital ini harus lebih diawasi sejak proses penciptaannya sehingga validitas informasi yang dihasilkannya bisa lebih dipertahankan.
Strategi Penciptaan
Persebaran informasi dalam bentuk digital yidak bisa dihindari lagi. Arsip dinamis yang berbentuk digital masih belum ada otentisitas yang menaunginya meski sudah ada Undang Undang  Nomor 11 Tahun 2008  tentang Inforrmasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) namun banyak instansi Pencipta yang belum mengaplikasikannya.
Selain itu juga sudah ada Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 15 Tahun 2012 Tentang Petunjuk  Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip, Namun semua pihak masih enggan untuk mengaplikasikannya dengan berbagai alasan, salah satunya adalah keamanan dan validitas dokumen elektronik.
Untuk mengatasi agar arsip digital ini mempunyai derajat kepercayaan (reliabilitas) yang lebih tinggi Perlu dilakukan kontrol yang ketat dalam proses penciptaan arsip dinamis.
Pemakaian Tanda Tangan Digital  
Otentisitas sebuah informasi adalah harga mati dalam pengelolaan kearsipan. Hal ini menyangkut derajat validitas dan legalitas dokumen yang dimaksud hingga nilai dokumen tersebut lebih maksimal. Baik sebagai informasi maupun sebagai alat bukti di pengadilan.
Sebagaimana yang diatur dalam UU ITE bahwa informasi dan/atau Dokumen hasil cetakannya merupakan alat bukti yang sah dan memiliki akibat hukum yang sah. Tentunya ini mengandung efek dalam aturan tata cara pembuatan dokumen tersebut  yang diperlakukan oleh instansi penciptanya.
Regulasi mengenai ini harus segera ditindaklanjuti oleh pembuat dokumen sehingga validitas sebuah copy bisa lebih dipertanggungjawabkan ke depannya.
UU ITE telah memfasilitasi keberadaan tanda tangan digital bisa memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan konvensional (tinta basah dan materai)
Tulisan ini hanya akan menyoroti tentang materi pokok UU ITE yang berkaitan dengan tanda tangan elektronik. Karena hal ini berkaitan dengan proses terciptanya sebuah arsip.
Tanda tangan adalah cerminan otentisitas sebuah informasi dari sumber pembuatnya yang berakibat langsung pada derajat kepercayaan informasi yang dikandungnya (reliabilitas).
Tanda tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekaktkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi atau autentikasi.
Dengan adanya tanda tangan elektronik ini maka dokumen elektronik semakin aman dari tindakan pengubahan dalam proses penggandaanya. Dan ini akan meminimalkan tindakan pemakaina dokumen tersebut dari kepentingan pengguna yang tidak bertanggung jawab.
Pelabelan Digital
Pelabelan dengan tanda digital tertentu pada dokumen hasil alih media misalnya hasil Scan dengan ciri ciri khusus yang memberikan keterangan sesuai dengan aslinya. Tindakan ini untuk menghindarkan tersebarnya dokumen secara bebas dan menghindarkan dari rekayasa konten oleh pengguna tyang tidak bertanggung jawab.
Dengan adanya pelabelan ini maka jika sewaktu waktu ada masalah hukum terkait dengan nilai kebuktian dari dokumen tersebut maka validitas data hasil scan tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
Inilah tantangan yang kita hadapi bersama di era sekarang ini. Baik arsiparis, sebagai insan yang banyak bersinggungan dengan dunia kearsipan,  maupun semua yang bertransaksi dengan melibatkan dokumen sebagai legalitasnya harus bisa dan wajib menyambutnya dengan berbagai cara yang ada. Bravo Arsip!
(Penulis : Agus Buchori)