Informasi

Setiap kali terjadi bencana, bukan hanya mendatangkan kerusakan terhadap infrastruktur dan mengakibatkan penderitaan terhadap manusia, bahkan menelan korban jiwa, melainkan juga berdampak pada arsip dan dokumen-dokumen penting milik keluarga.

Belajar dari peristiwa bencana tersebut, sudah saatnya masyarakat memiliki kesadaran untuk menyimpan arsip penting mereka agar lebih aman pada Depot Arsip milik pemerintah, dalam hal ini di Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan yang juga sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) tingkat Kabupaten.

Belum banyak yang mengetahui bahwa tugas Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) selain mengelola dan meyimpan arsip milik pemerintah daerah juga mengelola dan menyimpan arsip keluarga, yang dijamin oleh undang-undang.

Sejauh ini, kebanyakan orang hanya mengetahui bahwa kegiatan kearsipan yang dilakukan berkaitan dengan arsip-arsip pada instansi-instansi yang berskala besar, seperti lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. Padahal, kewenangan kearsipan itu juga mencakup arsip keluarga, bahkan bisa juga untuk arsip pribadi (biografi) juga bisa dikelola dan disimpan oleh Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat (2) menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Salah satu komponen dalam undang-undang itu, yakni “perorangan”. Pada pengelolaan arsip “perorangan“ inilah terkandung arsip keluarga. Selain itu, dalam undang-undang yang sama, pasal 72 (b) disebutkan, bahwa masyarakat berkewajiban menjaga arsip perseorangan dan arsip keluarga. Dengan demikian, arsip keluarga perlu diperhatikan dan dikelola dengan baik.

Arsip keluarga adalah khazanah arsip atau manuskrip yang tercipta sebagai informasi terekam mengenai keberadaan dan peran individu anggota keluarga dalam hubungannya dengan masyarakat, serta cara mereka dalam mengelola kekayaan keluarga. (Hadiwardoyo, 2002 dalam Azmi ).

Ada beberapa jenis arsip keluarga. Pertama, akta kelahiran, yakni akta catatan sipil hasil percatatan peristiwa kelahiran seseorang. Seorang bayi yang dilaporkan kelahirannya akan terdaftar dalam kartu keluarga dan diberi nomor induk kependudukan (NIK) sebagai dasar untuk memperoleh pelayanan masyarakat lainnya.

Kedua, kartu keluarga (KK), yakni kartu identitas keluarga yang memuat data tentang susunan, hubungan, dan jumlah anggota keluarga. Kartu keluarga wajib dimiliki oleh setiap keluarga di Indonesia. Kartu ini berisi data lengkap tetang identitas kepala keluarga dan anggota keluarganya.

Ketiga, kartu tanda penduduk (KTP), adalah identitas resmi seseorang sebagai penduduk Indonesia. Kartu ini wajib dimiliki oleh penduduk yang telah berusia 17 tahun dan atau telah menikah, yang sekarang berlaku seumur hidup.
Keempat, akta perkawinan, dan kelima, akta perceraian.

Selain itu, ada beberapa jenis arsip keluarga lain yang tercipta atas pelaksanaan fungsi suatu keluarga, seperti sertifikat/lisensi hak kekayaan intelektual, bukti properti, buku tabungan, bukti deposito, polis asuransi, sertifikat, akta tanah, NPWP, STNK, SIM, BPKB, perjanjian kontrak, surat pindah, pasport, dan bukti pembayaran berbagai urusan.

Semua arsip keluarga ini perlu dikelola dengan baik agar bila sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat ditemukan dan disiapkan secara cepat.

Pengelolaan arsip keluarga secara sistematis sudah menjadi kebutuhan, mengingat setiap anggota keluarga memiliki kegiatan yang memerlukan dukungan arsip. Ketersediaan arsip dalam waktu yang cepat, dapat tercapai apabila masing-masing anggota keluarga memiliki kesadaran untuk mengelola arsipnya secara baik.

Untuk mengelola arsip keluarga secara efisien, diperlukan pengetahuan tentang manajemen kearsipan, walaupun sebatas pengetahuan sederhana.

Arsip keluarga yang tercipta dalam berbagai bentuk dan media tersebut merupakan data penting bagi setiap anggota keluarga untuk berbagai kepentingan, seperti urusan rumah tangga, kantor, sekolah, kampus, bank, pajak, asuransi, litigasi, sosial, dan lain-lain.

Jumlah arsip keluarga yang tercipta dalam suatu keluarga, akan berbanding lurus dengan jumlah anggota keluarga, peran, serta aktivitas setiap anggota keluarga dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Semakin banyak anggota keluarga, peran, dan aktivitasnya, maka akan semakin banyak arsip keluarga yang tercipta dan memerlukan pengelolaan yang benar.

Namun, apabila mengalami kesulitan dalam tata kelola arsip keluarga tersebut maka sudah selayaknya kepala keluarga atau yang bersangkutan berkonsultasi dengan lembaga kearsipan untuk menyimpan arsipnya secara aman.

Mengingat pentingnya arsip keluarga, maka sudah saatnya arsip-arsip keluarga tersebut disimpan di Depo Arsip milik Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan.

Ada beberapa alasan mengapa sebaiknya disimpan di Depo Arsip milik Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan, yakni (1) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan adalah lembaga kearsipan kabupaten yang diberi amanat oleh UU untuk mengelola arsip organisasi perangkat daerah (OPD), BUMN, lembaga swasta, arsip masyarakat atau keluarga. (2) dijamin kerahasiannya; (3) memiliki Depo Arsip yang tidak rentan bencana banjir dan kebakaran; (4)arsip dikelola oleh tenaga professional yaitu Arsiparis yang sudah mumpuni dalam bidangnya; (5) dijamin pemeliharaannya; dan (6) merupakan salah satu program prioritas Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan.

Sebagai suatu sistem, maka arsip keluarga harus dikelola secara sistematis layaknya arsip organisasi atau institusi. Pengelolaan itu mulai dari penciptaan (creation), penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance), hingga penyusutan (disposal).

Dengan pengelolaan secara sistematis tersebut, dapat terjamin ketersedian arsip keluarga yang akurat, terpercaya, dapat digunakan, dan terselamatkannya arsip keluarga yang memiliki nilai guna kesejarahan. Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan, sesuai kewenangannya, akan mengelola arsip statis keluarga itu sebagai memori kolektif lokal atau nasional untuk kepentingan pemerintahan dan pelayanan publik.