Berita

LAMONGAN - Pada hari Senin tanggal 5 November 2024 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip milik Bagian Pemerintahan Desa Sekretariat Daerah yang sekarang berganti nomenklatur menjadi Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa.

Kegiatan pemusnahan arsip dibuka langsung oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan, drg. FIDA NURAIDA, M.Kes. Dalam sambutannya beliau menyampaikan ucapan terima kasih kepada panitia penilai arsip yang telah melakukan tahapan-tahapan penilaian arsip sesuai prosedur hingga dapat dilaksanakannya kegiatan pemusnahan arsip.

Beliau juga menyampaikan bahwa  kegiatan pemusnahan arsip ini adalah komitmen Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) untuk mengurangi volume arsip yang tidak memiliki nilai guna, agar dapat memberikan efisiensi sarana prasarana kearsipan. Fida Nuraida juga melaporkan bahwa arsip yang dimusnahkan sebanyak 37 boks arsip yang terdiri dari 2.143 berkas.

Hadir dalam kesempatan tersebut Sekretaris Dinas Arpusda, Sekretaris Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa yang didampingi staf bidang pemerintahan desa, perwakilan dari Inspektorat, dan Bagian Hukum sebagai saksi pelaksanaan pemusnahan arsip serta panitia penilai arsip.

Pemusnahan arsip dilakukan setelah melalui serangkaian tahapan yang telah dilakukan oleh panitia penilai arsip yang dibentuk oleh Keputusan Kepala Dinas Nomor : 000.5.6.2/86/kep/413.122/2024 tanggal 25 september 2024. Adapun kegiatan yang telah dilakukan sebelum dilakukan pemusnahan arsip yaitu :
1.Pembentukan Panitia Penilai Arsip (PPA);
2.Penyeleksian arsip;
3.Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah;
4.Penilaian arsip oleh panitia penilai arsip;
5.Permintaan persetujuan pemusnahan arsip dari Pimpinan Pencipta Arsip kepada Bupati;
6.Penetapan arsip yang akan dimusnahkan;
7.Permohonan saksi-saksi;
8.Penyusunan Berita Acara pemusnahan; dan
9.Penandatanganan dan pelaksanaan Pemusnahan arsip.

Sebelum pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan arsip oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah, Kepala Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa, dan saksi-saksi yaitu perwakilan dari Inspektorat dan Bagian Hukum. Setelah penandatanganan berita acara pemusnahan kemudian dilanjutkan dengan proses pemusnahan arsip yang dilakukan dengan cara dicacah menggunakan mesin pencacah kertas sehinggan arsip akan menjadi potongan-potongan kertas kecil yang tidak dapat dikenali lagi isi informasinya.

Pencacahan arsip diawali secara simbolis oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan yang selanjutnya diikuti oleh unsur pejabat dan panitia penilai arsip yang di saksikan oleh perwakilan dari Bagian Hukum dan Inspektorat. Berkas-berkas yang dihasilkan dari proses pemusnahan arsip seperti berita acara, daftar usul musnah, surat persetujuan dari Bupati, dll selanjutnya disimpan sebagai arsip vital yang perlu dipelihara secara permanen sebagai bukti yang sah dan memiliki kepastian hukum atas kegiatan pemusnahan arsip yang telah dilakukan