Informasi

Keberadaan arsip keluarga mempunyai peran penting dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa  dan bernegara. Di dalam Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan maupun pelaksanaannya pada PP No.28 Tahun 2012 arsip keluarga tidak tertulis secara langsung tapi dapat dikategorikan sebagai arsip perseorangan. Terkait dengan tingkat kepentingannya, beberapa arsip perseorangan keluarga dapat dikategorikan sebagai arsip vital. Contohnya adalah Ijazah sekolah, Akta Jual Beli, BPKB Kendaraan dan sebagainya. Dikategorikan sebagai arsip vital karena keberadaanya tidak bisa tergantikan ketika arsip tersebut hilang maupun rusak. Misalkan ketika seseorang kehilangan Ijazah Sekolah Menengah Atas (SMA) baik karena hilang, rusak maupun terkena bencana maka SMA yang mengeluarkan ijazah tersebut hanya dapat mengeluarkan surat keterangan bahwa yang bersangkutan pernah menjadi siswa dan lulus pada sekolah tersebut, bukan merupakan arsip sebagaimana aslinya. Dengan demikian maka dibutuhkan bagaimana cara memback-up arsip-arsip tersebut sehingga apabila terjadi sesuatu pada aslinya maupun dibutuhkan akses yang cepat, back-up arsip dapat dimanfaatkan.

Terdapat dua jenis back-up arsip yang dapat dilakukan, yaitu secara offline maupun online. Langkah awal yang harus dilakukan adalah memindai arsip tersebut ke dalam bentuk digital. Secara offline, arsip digitalnya disimpan pada media simpan lokal seperti CD, DVD, BD maupun disimpan pada Personal Computer (PC). Sedangkan secara online, arsip dalam bentuk digital tersebut dapat disimpan pada cloud computing baik secara gratis maupun berbayar.

Cloud Computing
Perkembangan teknologi mengalami perubahan yang sangat pesat sehingga mempengaruhi perkembangan media penyimpanan pada komputer dari masa ke masa. Salah satu jenis perkembangan media penyimpanan yaitu berbasis cloud (awan). Cloud computing tengah menjadi perbincangan hangat di kalangan pebisnis karena memberikan banyak manfaat dalam mengefisienkan penyimpanan data. Cloud Computing merupakan suatu paradigma dimana informasi secara permanen  tersimpan di server intenet dan tersimpan secara sementara di computer pengguna seperti desktop, komputer, tablet, notebook dan lain-lain. Terdapat beberapa jenis cloud computing yaitu:

1. Infrastructure As A Service (IAAS)
2. Platform As A Service (PAAS)
3. Software As A Service (SAAS)

Cloud Computing biasanya tersedia sebagai layanan kepada siapa saja di internet. Salah satu sistem yang tersedia pada cloud computing adalah Cloud Storage. Terdapat varian lain pada cloud storage yang dikenal Private Cloud yang semakin popular
untuk infrastruktur pribadi/private yang mempunyai atribut Cloud di atas.

Cloud Storage
Sebelum Cloud Computing sepopuler sekarang, layanan Cloud Storage lebih dikenal dengan istilah virtual drive, namun memasuki era Cloud Computing istilah tersebut lebih dikenal dengan sebutan Cloud Storage. Cloud Storage merupakan layanan penyimpanan file pada internet dimana file yang disimpan dapat dikelola dari mana saja selama penggunanya terhubung ke Cloud Storage tersebut melalui internet. Konsep Cloud Storage sama seperti konsep file server, hanya saja infrastruktur media storage tesebut dikelola oleh provider Cloud dan pemanfaatannya dijadikan layanan penyimpanan file yang dapat diakses dari internet. Selama komputer yang digunakan terhubung dengan internet, seorang pengguna tidak perlu lagi menggunakan flashdisk maupun CD/DVD untuk keperluan mobilitas penyimpanan data yang disimpan. Beberapa cloud storage populer yang dapat digunakan untuk menyimpan arsip keluarga sebagai berikut:

Dropbox
Dropbox didirikan pada Tahun 2007 oleh lulusan Massachusetts Institute of Technology (MIT) Drew Houston dan Arash Ferdowsi dengan modal awal yang didapat dari Y Combinator. Dropbox merupakan layanan penyedia data berbasis web menggunakan sistem penyimpanan berjaringan yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan berbagi data serta berkas dengan pengguna lain di internet menggunakan sinkronisasi data. Dropbox menyediakan layanan baik gratis ataupun berbayar, masing-masing dengan keuntungan yang bervariasi. Dalam perkembangannya dikenal beberapa jenis Dropbox seperti “Dropbox for Teams” yang dikhususkan untuk kelompok bisnis yang membutuhkan layanan lebih. Dropbox menawarkan jumlah pengguna yang relatif besar, dengan penggunaan sistem operasi yang bervariasi mulai dari Microsoft Windows, Mac OS X, dan Linux. Selain itu tersedia juga versi untuk perangkat mobile seperti Android, Windows Phone 7, iPhone, iPad, WebOS, Blackberry dan klien yang berbasis web. Dropbox memberikan layanan gratis penyimpanan online sebesar 2 GB. Para pengguna yang menyarankan Dropbox ke orang lain bisa meningkatkan kapasitas penyimpanannya hingga 8 GB.

Google Drive
Google Drive menyediakan layanan penyimpanan berjaringan milik Google yang diluncurkan pada 24 April 2012. Layanan ini merupakan ekstensi dari Google Docs dan menggantikan URL docs.google.com dengan drive.google.com setelah diaktifkan. Dengan fitur unggulan yang sama seperti Dropbox yaitu sinkronisasi data melalui folder khusus di dalam desktop (Desktop Sync Clients). Fitur-fitur Google Drive dapat diintegrasikan dengan layanan Google lainnya seperti: Gmail, G+ dan Google Search. Fitur yang bisa digaris bawahi dari Google Drive adalah API’s untuk para Developer yang telah terhubung dengan puluhan aplikasi pihak ketiga. Keuntungan Google Drive adalah data yang tersimpan dapat dibuka dimanapun berada sepanjang
terhubung dengan jaringan internet secara gratis dengan pemakaian sampai 15 GB dan dapat ditambahkan dengan pembayaran tertentu. untuk berbagi data dengan mudah melalui jaringan email.

OneDrive
Microsoft OneDrive atau lebih dikenal dengan nama OneDrive (sebelumnya SkyDrive, Windows Live SkyDrive, dan Windows Live Folders) merupakan layanan komputasi awan seperti Dropbox dan Google Drive. OneDrive memungkinkan penggunanya mengunggah dan mensinkronkan berkas pada suatu penyimpanan awan dan kemudian mengaksesnya melalui web atau perangkat tertentu. Layanan ini dibuat oleh Microsoft dan merupakan bagian dari layanan daring Windows Live yang memungkinkan pengguna menyimpan berkas-berkasnya secara pribadi, membagikannya dengan orang-orang dalam kontak, atau menjadikan berkas-berkas bersifat umum. Berkas-berkas yang dibagikan untuk umum tidak memerlukan akun Microsoft untuk mengaksesnya. Microsoft OneDrive tidak hanya dikembangkan di dalam Platform Windows dan Windows Mobile saja tetapi juga mendukung platform OS X dan iOS. One Drive memberikan layanan penyimpanan gratis 7 GB dengan fitur utama aplikasi editor web untuk file yang berupa dokumen (Word, Excel,Power Point dan OneNote).

OwnCLoud.
OwnCloud dipelopori oleh Frank Karlitschek saat ia sedang membicarakan mengenai aplikasi bebas dan terbuka. OwnCloud merupakan suatu perusahaan yang berkantor pusat di Amerika terletak di Boston, Massachusetts dan kantor cabang di Eropa terletak di Jerman dengan proyeknya yaitu OwnCloud project dengan slogan perusahaan Your Cloud, Your Data, Your Way!.

OwnCloud merupakan salah satu perangkat lunak berbagi berkas gratis dan bebas seperti Dropbox, menyediakan pengamanan yang baik, memiliki tata cara yang baik bagi pengguna aplikasi untuk membagi dan mengakses data yang secara terintegrasi dengan perangkat teknologi informasi dengan tujuan mengamankan, melacak, dan melaporkan penggunaan data. OwnCloud memberikan akses terhadap berkas-berkas secara universal dengan menggunakan antarmuka jaringan atau WebDAV. Adapun proses pemasangan tidak banyak membutuhkan syarat-syarat pada sistemnya dan tidak membutuhkan izin khusus.

Untuk dapat menggunakan salah satu dari Cloud Storage yang telah diuraikan, pengguna dapat melakukan pendafataran akun secara gratis terlebih dahulu. Setelah mendaftar dan mendapatkan notifikasi verifikasi, maka akun dapat mulai digunakan. Adapun contoh penataan arsip keluarga/perseorangan dapat dilakukan seperti terlihat pada gambar 2 dengan mengambil contoh penataan pada GoogleDrive. Arsip disusun berdasarkan Alfabetis nama orang kemudian dibuat subfolder masing-masing, misalkan AHMAD, ANI, WELI. Pada setiap sub folder tersebut kemudian diunggah file-file yang akan disimpan. Penataan lainnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, misalkan menambahkan sub sub folde sekolah (SD, SMP, SMA, dan seterusnya). Setelah file tersbut berhasil disimpan pada cloud storage tersebut, maka pengguna dapat mengaksesnya dimanapun selama terdapat jaringan internet. Selain melihat file, terdapat fitur untuk mengunduhnya, sehingga memudahkan pengguna untuk keperluan akses secara cepat. Sebagai antisifasi keamanan file, maka dianjurkan untuk mengganti password akun secara berkala. Dengan adanya pemanfaatan cloud storage secara maksimal baik gratis maupun berbayar ini maka back-up arsip keluarga dapat dilakukan secara mudah dengan meminimalisir biaya pemeliharaan.